Accès : Ressources humaines > Gestion de la formation > Séances
1Sélectionnez d'abord une séance pour accéder à l'écran Définition d'une séance.
2Cliquez sur l'onglet Participants.
3Sous Filtres, utilisez les filtres pour affiner votre recherche d’employés, puis cliquez sur Rafraîchir.
▪Cochez la case Au plan de formation de l’employé avec statut « À compléter » pour afficher uniquement les employés qui doivent compléter l’activité dans leur plan de formation.
4Cliquez sur le Nom, prénom du participant.
5Sous Informations du participant, cochez la case Formateur pour identifier ce participant comme étant le formateur de la séance.
6Sous Informations de la séance, inscrivez ou modifiez le Taux horaire.
▪Le Taux horaire et le Total sont affichés seulement si vous avez accès à la fonction Afficher le salaire (Gestion des utilisateurs > Profil utilisateur > Accès aux fonctions).
Points à retenir À l'enregistrement, si le taux horaire a été modifié, l'indicateur |
7Saisissez les informations dans les autres champs selon vos besoins.
▪Le Nombre d'heures et les Frais de scolarité sont en provenance de la fonction Définition de la séance (Ressources humaines > Gestion de la formation > Séances).
▪La Province d’emploi permet d’identifier les employés de la province d’emploi du Québec sur le rapport des dépenses.
Points à retenir À l'enregistrement, si la province d'emploi a été modifiée, l'indicateur |
▪L'Attestation permet de préciser l’attestation obtenue par le participant.
▪Si vous avez créé des champs personnalisés associés à la fonction Participants, ceux-ci s'affichent sous Informations du participant, Informations de la séance, Dépenses et Autres champs.
Points à retenir Vous pouvez créer des champs personnalisés de divers formats (Alphanumérique, Numérique, Case à cocher, Date, Table de valeurs et Zone de texte) à l’écran Définition d’un champ personnalisé (Configuration > Entreprise > Configuration > Champs personnalisés). Consultez les procédures dans la section Création d'un champ personnalisé. |
8Sous Dépenses, entrez une dépense au besoin, 
cliquez pour afficher les étapes. Sinon poursuivez à l'étape suivante.
a)Sélectionnez un Type. b)Inscrivez une Date et un Montant. c)Sélectionnez l'Admissibilité de la dépense à la loi fiscale 90. d)Inscrivez des commentaires au besoin. |
9Sous Documents annexés, vous avez la possibilité d’ajouter un document. Cliquez ici pour afficher les étapes. Sinon poursuivez à l'étape suivante.
a)Cliquez sur Ajouter. b)Dans la fenêtre Ajouter un fichier, cliquez sur Parcourir, sélectionnez votre fichier, entrez une description et cliquez sur OK. c)Sous Catégorie, sélectionnez la catégorie du suivi, s'il y a lieu. Notez que la catégorie « Confidentiel » est disponible seulement si vous en détenez les droits d’accès. |
Pour plus de renseignements à ce sujet, voir Gestion des documents annexés.
Points à retenir ▪La taille maximale acceptée pour un document est de 10 Mo. L'entreprise dispose d’un espace de stockage illimité. ▪Pour consulter un document annexé, cliquez sur l’hyperlien de la description. ▪Pour modifier la catégorie, sélectionnez la nouvelle catégorie à l'aide de la liste déroulante située sous Catégorie. ▪Supprimez un document en cliquant sur l’icône ▪Si vous avez accès aux Documents annexés, l'écran Sommaire des documents annexés, disponible sous Ressources humaines > Sommaire des documents annexés, affiche tous les documents annexés appartenant à un même employé, et ce, peu importe la fonction utilisée (Formation, Évaluation de rendement, Accidents de travail, etc.). Voir Consulter le sommaire des documents annexés. |
10Sous Notes, inscrivez des informations additionnelles au besoin.
11Cliquez sur Enregistrer pour compléter la procédure.
▪Une Catégorie d’emploi (formation) doit être définie dans le dossier (Dossier d'empoyé > Profil > Emploi et rémunération) ou dans la définition du poste de l’employé (Configuration > Entreprise > Postes) sinon un message d'avertissement s'affichera. La Catégorie d'emploi (formation) est requise pour produire le Rapport de dépenses. Pour en savoir plus sur la Catégorie d'emploi (formation), cliquez sur Points à retenir.
Trucs et astuces ▪Cliquez sur l'onglet Informations générales pour consulter les informations de la séance. ▪Pour définir ou modifier les informations d'un autre participant, cliquez sur l'hyperlien Retourner à la liste des participants en haut de l'écran. |
Pour en savoir plus