La fonction Séances permet de définir des séances, notamment l’éligibilité à la loi 90.
Accès : Ressources humaines > Gestion des formations > Séances
1Sous Liste des séances, cliquez sur l’hyperlien Créer une séance.
2Dans l'écran Définition d'une séance, sous l'onglet Informations générales, sélectionnez une Activité.
▪Il est impossible de créer une séance si l’activité a le statut « Fermé ».
3Saisissez la Date début, la Date fin, l'Heure début et l'Heure fin de la séance au besoin.
▪Si des séances de formation chevauchent deux années, c’est la Date fin de la séance qui détermine l’année de la formation affichée dans le rapport « Dépenses de formation ».
4Choisissez « Ouvert» dans Statut.
▪Si le Statut est modifié pour « Complété », les Statut de l'activité (sous Liste des participations aux séances) et Statut du participant (sous Plan de formation de l’employé) de la fonction Formation sont automatiquement modifiés. Si un participant ne s’est pas présenté à la séance, vous devrez modifier son statut de participation dans sa fiche d’inscription lorsque vous allez fermer la séance.
5Saisissez les informations dans les autres champs selon vos besoins.
▪Si vous souhaitez ajouter un élément dans les listes déroulantes, sélectionnez « Ajouter un élément » et complétez les champs.
▪Les Frais de scolarité sont automatiquement associés à chaque participant.
Points à retenir ▪Une modification des Frais de scolarité met à jour les dossiers de tous les participants, peu importe leur statut. Un message d’avertissement s’affiche vous permettant de confirmer la mise à jour. ▪Inscrivez des frais ou laisser ce champ vide et, par la suite, modifier ou associer les frais de scolarité directement dans le dossier de chaque participant, à l'onglet Participants . |
6Sous Classification, sélectionnez une Catégorie.
7Cochez une ou plusieurs des cases Admissibilité fiscale, Interne et Entraînement.
▪La case Admissibilité fiscale identifie l’activité de formation comme étant admissible à la loi 90. En cochant cette case, vous pouvez inclure cette information sur le rapport « Dépenses de formation ».
▪La case Entraînement apparaît seulement lorsque la case Interne est cochée.
▪Si vous avez créé des champs personnalisés associés à la fonction Répertoires des formations, ceux-ci s'affichent sous Informations générales, Classification, Autres champs ou Notes.
Points à retenir Vous pouvez créer des champs personnalisés de divers formats (Alphanumérique, Numérique, Case à cocher, Date, Table de valeurs et Zone de texte) à l’écran Définition d’un champ personnalisé (Configuration > Entreprise > Configuration > Champs personnalisés). Consultez les procédures dans la section Création d'un champ personnalisé. |
8Sous Documents annexés, vous avez la possibilité d’ajouter un document. Cliquez 
ici pour afficher les étapes. Sinon poursuivez à l'étape suivante.
a)Cliquez sur Ajouter. b)Dans la fenêtre Ajouter un fichier, cliquez sur Parcourir, sélectionnez votre fichier, entrez une description et cliquez sur OK. c)Sous Catégorie, sélectionnez la catégorie du suivi, s'il y a lieu. Notez que la catégorie « Confidentiel » est disponible seulement si vous en détenez les droits d’accès. |
Pour plus de renseignements à ce sujet, voir Gestion des documents annexés.
Points à retenir ▪La taille maximale acceptée pour un document est de 10 Mo. L'entreprise dispose d’un espace de stockage illimité. ▪Pour consulter un document annexé, cliquez sur l’hyperlien de la description. ▪Pour modifier la catégorie, sélectionnez la nouvelle catégorie à l'aide de la liste déroulante située sous Catégorie. ▪Supprimez un document en cliquant sur l’icône ▪Si vous avez accès aux Documents annexés, l'écran Sommaire des documents annexés, disponible sous Ressources humaines > Sommaire des documents annexés, affiche tous les documents annexés appartenant à un même employé, et ce, peu importe la fonction utilisée (Formation, Évaluation de rendement, Accidents de travail, etc.). Voir Consulter le sommaire des documents annexés. |
9Sous Notes, inscrivez des informations additionnelles au besoin.
10Cliquez sur Enregistrer pour compléter la procédure.
Important ▪Il est recommandé de définir une séance de formation en une seule activité lorsqu’une séance s'échelonne sur plusieurs jours (consécutifs ou non) et inclut un même groupe de participants. ▪Si vous désirez obtenir les dépenses sur deux années différentes, vous pouvez créer deux séances distinctes. |
Pour en savoir plus