Modifier les données d'emploi et rémunération

<< Cliquez pour afficher la table des matières >>

Modifier les données d'emploi et rémunération

Accès : Dossier d'employé > Profil > Emploi et rémunération

Les données d’emploi et de rémunération contiennent, par exemple, le statut employé, le taux assurance emploi, la province de paie, la date d’embauche, le poste, le taux horaire, le nombre d’heures par période de paie, les crédits d'impôt personnels et réductions d'impôt.

Important

▪Si les éléments de la structure administrative sont définis à partir du poste et que vous modifiez celui-ci, la structure du nouveau poste est mise à jour dans le dossier Emploi et rémunération dès que vous confirmez la modification. Toutefois, vous pouvez ensuite les modifier. Ceci s’applique aussi aux autres champs communs du poste qui se trouvent dans le dossier Emploi et rémunération.

▪Une modification de la structure administrative ou du salaire d’un employé a des impacts, selon la Date de changement de poste ou la Date de changement de salaire, sur le traitement des transactions dans les fonctions de paie. Elle affecte également les différentes étapes du traitement des feuilles de temps pour les clients qui utilisent la solution Gestion de temps et l'application mobile.

▪Fonctions de paie : les Date de changement de salaire et Date d’entrée en vigueur (modifications futures de salaire) sont considérées dans les différentes fonctions de la paie.

oSi la période de paie sélectionnée est ultérieure au dernier changement de salaire, le nouveau salaire est appliqué.

oS’il y a eu un changement de salaire et qu’une période antérieure à ce changement est sélectionnée, le nouveau salaire est appliqué. Un message vous demande de vérifier si des ajustements doivent être apportés.

oFréquence de 26 PP avec édition par semaine : Les deux règles précédentes s’appliquent en fonction du numéro de semaine (1 et 2).

oDistribution de coûts selon la structure administrative : Les trois règles précédentes s’appliquent sur les quatre champs de la structure en fonction des Date de changement de poste et Date d’entrée en vigueur des modifications futures de poste. Le même fonctionnement s’applique également sur la Classe Comité paritaire si vous avez un rapport de comité paritaire.

oImporter les transactions (Paie > Outils) : Les règles précédentes sont aussi appliquées à l’importation. Les modifications futures de salaire ou de structure inscrites au dossier d’employé sont appliquées si :

–Le salaire ou la structure ne sont pas présents dans la transaction du fichier d'import

ou,

–L’entreprise a les options Toujours utiliser le taux horaire du dossier ou Toujours utiliser la structure administrative du dossier.

oPour les entreprises qui utilisent la solution Assurances collectives et la fonctionnalité Créer un rapport du Générateur de rapports, sachez que le rapport sur les primes mensuelles est basé sur l’historique des événements. L’historique est généré, entre autres, selon la Date de changement de salaire et vous devez vous assurer de son exactitude. Pour plus de renseignements sur la production du rapport, voir Produire un rapport sur les primes mensuelles.

▪Pour les utilisateurs de la solution Gestion de temps et de l'application mobile seulement

Étapes de traitement des feuilles de temps :

✓Une modification future sur la structure administrative ou sur le poste qui a une date d’entrée en vigueur incluse dans la période de paie courante et différente de la date de début de la période génère deux transactions (non applicable si le poste provient du poinçon).

✓La première transaction contient les données avant la modification et la deuxième contient les données après la modification (applicable à la saisie des heures par la fonction Sommaire des heures et montant, le Libre-service et l’application mobile).

✓Un message vous confirme la modification apportée, sa date d’entrée en vigueur et précise des actions à prendre s’il y a lieu.

Transférer les données à la saisie de paie : Cette étape complète la séparation des transactions.

✓Taux horaire : La séparation s’effectue si votre entreprise est configurée pour Permettre la saisie d’un taux à la mise à jour des heures ajustées.

✓Structure administrative : La séparation s’effectue si celle-ci n’est pas affichée dans vos écrans de saisie et si vous distribuez les coûts selon la structure.

✓Classe Comité paritaire : La séparation s’effectue si vous avez un rapport de comité paritaire.

 

Important

Il est recommandé de terminer les modifications et les créations des dossiers d’employé avant de commencer la paie. Si vous avez commencé votre paie, le statut de la paie est « En cours », mais il est toujours possible de faire des modifications, des ajouts ou des terminaisons.

 

Points à retenir

Si la compagnie utilise des modèles d’employés, le bouton Appliquer un modèle d’employé s’affiche dans la partie supérieure droite de l’écran. Pour obtenir plus de renseignements sur l’utilisation d’un modèle d’employé, voir Appliquer un modèle d'employé.

1Sélectionnez l’employé.

2Effectuez les changements nécessaires. Pour des précisions sur la saisie des champs, voir Embaucher ou réembaucher un employé - Saisie des données ou Embaucher ou réembaucher un employé CCQ - Saisie des données.

hmtoggle_plus1Pour effectuer des modifications sous Poste :

▪Si ces modifications entrent en vigueur à une date ultérieure à la date de fin de la période de paie courante ou pour modifier ou supprimer une modification future existante sous Modifications futures, utilisez la procédure Ajouter/Modifier/Supprimer une modification future des champs sous Poste.

▪Si ces modifications entrent en vigueur dans la période de paie courante, entrez-les sous Valeurs actuelles.

▪Si vous modifiez le code de poste, la fenêtre Changement de poste s'affiche.

oConsultez les nouvelles valeurs des champs liés au poste sélectionné selon les options de modification. Vous pouvez comparer avec les valeurs actuelles du poste affichées dans la section supérieure.

oSélectionnez l’option de modification qui s’applique :
Poste et ses valeurs : le poste, la structure et les autres champs liés au poste seront mis à jour avec les valeurs affichées en noir. Les valeurs en gris seront inchangées.
Poste et structure seulement : seuls le poste et la structure seront mis à jour avec les valeurs affichées en noir. Les valeurs en gris seront inchangées.
Poste seulement : seul le poste sera mis à jour avec la valeur affichée en noir. Les valeurs en gris seront inchangées.

oCliquez sur OK pour confirmer.

Important

▪Pour les options Poste et ses valeurs ou Poste et structure seulement : Si le nouveau poste contient un champ vide alors que le dossier de l’employé contient une valeur pour ce champ, la valeur actuelle du champ est conservée à la suite de la modification et elle est affichée en gris.

▪Pour modifier la structure du poste au dossier de l’employé, vous devez avoir la permission requise.

hmtoggle_plus1Pour effectuer des modifications sous Rémunération :

▪Si ces modifications entrent en vigueur à une date ultérieure à la date de fin de la période de paie courante ou pour modifier ou supprimer une modification future existante sous Modifications futures, utilisez la procédure Ajouter/Modifier/Supprimer une modification future des champs sous Rémunération.

▪Si ces modifications entrent en vigueur dans la période de paie courante, entrez-les sous Valeurs actuelles. Notez que la date de changement de salaire s’affichera en caractères gras tant que celle-ci sera ultérieure à la date du jour.

3Sous Documents annexés, vous avez la possibilité d’ajouter un document. Cliquez hmtoggle_plus1 ici pour afficher les étapes. Sinon poursuivez à l'étape suivante.  

a)Cliquez sur Ajouter.

b)Dans la fenêtre Ajouter un fichier, cliquez sur Parcourir, sélectionnez votre fichier, entrez une description et cliquez sur OK.

c)Sous Catégorie, sélectionnez la catégorie du suivi, s'il y a lieu. Notez que la catégorie « Confidentiel » est disponible seulement si vous en détenez les droits d’accès.

Pour plus de renseignements à ce sujet, voir Gestion des documents annexés.

Points à retenir

▪La taille maximale acceptée pour un document est de 10 Mo. L'entreprise dispose d’un espace de stockage illimité. 

▪Pour consulter un document annexé, cliquez sur l’hyperlien de la description.

▪Pour modifier la catégorie, sélectionnez la nouvelle catégorie à l'aide de la liste déroulante située sous Catégorie.

▪Supprimez un document en cliquant sur l’icône x bleu.

▪Si vous avez accès aux Documents annexés, l'écran Sommaire des documents annexés, disponible sous Ressources humaines > Sommaire des documents annexés, affiche tous les documents annexés appartenant à un même employé, et ce, peu importe la fonction utilisée (Formation, Évaluation de rendement, Accidents de travail, etc.). Voir Consulter le sommaire des documents annexés.

4Sous Historique des modifications, entrez, au besoin, la raison de la modification. Si celle-ci n’existe pas dans la liste, vous pouvez l’ajouter en sélectionnant « Ajouter un élément ».

5Cliquez sur Enregistrer.

Pour en savoir plus

Ajouter/Modifier/Supprimer une modification future

Configurer les dossiers d'employés CCQ

Gestion du profil d'employé - Information complémentaire

Modifier en lot un poste

Modifier en lot un poste (solution Ressources humaines)