La modification en lot permet d’appliquer les nouvelles valeurs à tous les dossiers d’employés affectés par le changement de poste (Dossier d'employé > Profil > Emploi et rémunération).
Elle est déclenchée lorsqu’il y a une modification des champs communs au poste et au profil d’emploi (éléments de la structure administrative, Regroupement sur rapport, Titre d'emploi, Classe Comité paritaire, Nombre d’heures par jour, Nombre de jours par semaine et Catégorie d'emploi (formation).
1S'il y a lieu, recherchez le poste en utilisant les Filtres. Saisissez le Poste ou cliquez sur 
pour sélectionner un élément de la structure administrative.
▪Pour afficher les postes terminés, cochez Inclure les postes terminés. Il s’agit des postes pour lesquels une date de fin a été inscrite.
2Cliquez sur Rafraîchir.
3Cliquez sur l’hyperlien du poste sous Description.
4Dans l’écran Définition d’un poste, modifiez les données désirées.
Points à retenir
Aux utilisateurs de la solution Gestion de temps :
▪La modification de la structure administrative d’un poste n’est pas permise, s’il existe des feuilles de temps verrouillées par le responsable de la paie pour au moins un employé de l’ancienne ou de la nouvelle structure administrative.
▪La modification de la structure du poste est permise si l’ensemble des feuilles de temps est verrouillé ou si aucune feuille de temps n’est verrouillée dans les deux structures administratives. |
5Sous Historique des modifications, inscrivez une raison s’il y a lieu.
Si vous souhaitez ajouter un élément dans la liste déroulante, sélectionnez « Ajouter un élément » et complétez les champs.
6Cliquez sur Enregistrer.
Le nombre d’employés concernés par les modifications s’affiche dans la fenêtre Appliquer les modifications en lot aux dossiers employés.
S’il existe des modifications futures de postes pour le poste modifié, le champ Nombre de modifications futures associées indique le nombre d’employés concernés.
Cliquez sur l’un des boutons suivants :
▪Pour enregistrer les modifications au poste et démarrer le traitement des modifications en lot à tous les dossiers d’employés associés.
▪Seuls les champs dont le contenu est identique au poste avant modification seront remplacés. Notez que, dans ce cas, les quatre niveaux de la structure sont considérés comme un seul champ.
▪Si pour des employés, des modifications futures de postes existent pour le poste modifié, les modifications du poste seront de la même manière appliquées aux modifications futures.
▪Une fois le traitement terminé, un message s'affiche permettant d'accéder à l’écran Résultat des modifications en lot s’affiche. Cliquez sur l’hyperlien pour consulter le résultat.
▪Une liste des modifications s’affiche et précise la valeur avant et après des champs modifiés au profil d’emploi de chacun des employés affectés ainsi que des employés pour lesquels les modifications demandées n'ont pas été effectuées. Voir l'exemple explicatif..
▪S’il y a lieu, modifiez manuellement les données au profil d’emploi des dossiers d’employés identifiés en exception.
Points à retenir
▪La modification d’une échelle salariale à échelons ne peut pas s’appliquer en lot.
▪La valeur d’un champ est retirée sans être remplacée (champ n’a aucune valeur). En raison de certains champs obligatoires au profil d’emploi, la modification en lot ne permet pas de retirer une valeur sans la remplacer par une nouvelle valeur. Au lieu de laisser le champ vide, l’ancienne valeur au profil d’emploi est maintenue.
▪Pour l'ajout d’une valeur à un champ qui n’en a aucune, la valeur d’avant doit correspondre à la valeur au profil d’emploi. La nouvelle valeur est ajoutée au profil d’emploi. |
Important
Il est impossible d’annuler les modifications en lot. Assurez-vous que la modification en lot correspond bien à vos attentes avant de compléter la procédure. Pour retourner aux données initiales, utilisez le rapport des modifications en lot pour entrer manuellement les données avant la modification dans le profil d’emploi de chaque employé. Le rapport des modifications est conservé durant 30 jours.
|
|
Pour enregistrer les modifications au poste sans effectuer les modifications en lot aux dossiers employés. Une liste imprimable des modifications s’affiche. Vous devez modifier manuellement les données au profil d’emploi des dossiers d’employés.
|
Pour fermer la fenêtre sans enregistrer les modifications au poste ni aux dossiers d’employés.
|
Exemple d'une modification en lot
Exemple d’une modification effectuée et d’une exception (modification non effectuée) à la suite du changement d’un seul niveau de la structure administrative d’un poste.
Situation : le service est modifié (200 à 210).
Poste
|
Section A : structure AVANT la modification
|
Section B : structure modifiée (service seulement)
|
Division : 10
|
10
|
Service : 200
|
210
|
Département : 300
|
300
|
Sous-département : 100
|
100
|
a)L’application compare les quatre niveaux de la structure administrative entre le Poste (section A) et le Profil d’emploi de l’employé (Section C).
b)Si les quatre niveaux sont identiques avant la modification (section A et C), la modification est appliquée au profil d’emploi de l’employé : le service devient 210 (section D).
c)Si au moins un des quatre niveaux avant la modification est différent (Section E), l’application identifie une exception et n’applique pas la modification (section F).
Profil d'emploi
|
Section C :
Structure AVANT la modification
|
Section D :
Modification effectuée
|
Section E :
Structure différente
|
Section F :
Aucune modification
|
Division : 10
|
10
|
10
|
10
|
Service : 200
|
210
|
200
|
200
|
Département : 300
|
300
|
400
|
300
|
Sous-département : 100
|
100
|
100
|
100
|
|
|
Pour en savoir plus
Définition des postes - Information complémentaire
