Gestion du profil d'employé - Information complémentaire

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Gestion du profil d'employé - Information complémentaire

Introduction

La section Profil, défini par compagnie, contient plusieurs dossiers d'information ayant une incidence sur la paie : Renseignements personnels, Emploi et rémunération, Paramètres de paie, Distribution à pourcentage.

Les modifications apportées au dossier de l’employé sont enregistrées et répertoriées automatiquement sous la section Historique du dossier de l’employé. Vous pouvez ajouter le motif du changement dans le champ Raison de modification disponible dans certains écrans.

Important

Dans la fonction Emploi et rémunération, sous Poste, il est possible d’entrer une modification du poste avec une Date de changement de poste immédiate sous la section Valeurs actuelles ou avec une Date d’entrée en vigueur future sous la section Modifications futures. De la même manière, sous Rémunération, il est possible d’entrer une modification de la rémunération avec une Date de changement de salaire immédiate sous la section Valeurs actuelles ou avec une Date d’entrée en vigueur future sous la section Modifications futures. Notez que toute date incluse dans la période de paie courante doit être saisie sous la section Valeurs actuelles.  

Points à retenir

Un utilisateur doit avoir un accès Complet à Informations personnelles et à Afficher le salaire (Gestion des utilisateurs > Profil de l'utilisateur > Accès aux fonctions > section Données confidentielles) pour consulter ou modifier le numéro d’assurance sociale, la date de naissance, l’âge, le numéro d’assurance maladie, le numéro de permis de conduire – classe, le code d’utilisateur d’un employé, les informations salariales (taux horaire, salaire annuel ou toutes les autres informations qui permettent d’identifier le salaire d’un employé)..

Si l’utilisateur n’a Aucun accès à Informations personnelles, les champs qui contiennent normalement ces informations personnelles ne comportent aucune valeur.

Si l’utilisateur a un accès Afficher le salaire à Aucun, les champs qui contiennent normalement des valeurs salariales ne comportent aucune valeur.

hmtoggle_plus1Sommaire des informations de l'employé

Un sommaire des informations importantes de l’employé est présenté sous son nom et son prénom dans la partie supérieure de chaque écran du dossier de l’employé. Ces informations varient selon votre profil d'utilisateur et la fonction en cours d'utilisation. Vous y trouverez, entre autres, les éléments suivants :

▪La photo de l’employé en format réduit :

oPour que la photo s'affiche, vous devez activer la fonction Gestion de la photo (Gestion des utilisateurs > Configuration des options de l’entreprise).

oL’utilisateur ayant un accès complet à la fonction Gestion de la photo, disponible sous Profil personnel de la section Paie et RH, peut ajouter, modifier ou supprimer une photo dans les Renseignements personnels d'un employé.

▪L’icône raccourci courriel :

oCette icône est affichée à l’extrême droite du sommaire et est active si l’employé dispose d’un code utilisateur et d’une adresse courriel validée. Pour plus de renseignements sur la validation de l’adresse courriel, voir Inscrire/valider/modifier votre adresse de courriel.

▪Les informations salariales :

oUn utilisateur doit avoir un accès Afficher le salaire à Complet (Gestion des utilisateurs > Profil des utilisateurs > Accès aux fonctions > section Données confidentielles) pour consulter des informations salariales (taux horaire ou salaire annuel).

hmtoggle_plus1Gestion des documents annexés

Points à retenir

▪L’affichage, l’ajout et la suppression des documents annexés se font selon les droits d’accès de l’utilisateur aux Documents annexés. Les documents avec la catégorie « Confidentiel » ne sont disponibles que si vous avez accès à la fonction Documents confidentiels. L’accès à ces fonctions est géré sous Données confidentielles (Gestion des utilisateurs > Profil de l'utilisateur > Accès aux fonctions).

▪On ajoute un document à partir des différentes fonctions qui détiennent la section Documents annexés, notamment dans les fonctions suivantes : Absences, Accidents de travail, Compétences, Éducation, Emploi et rémunération, Évaluation de rendement, Événements, Expérience de travail, Mesures disciplinaires, Participants, Prêt d'équipement et Renseignements personnels. Attention : Certaines de ces fonctions ne sont accessibles que si vous détenez la solution Ressources humaines.
hmtoggle_plus1Modification des informations personnelles par l'employé

Si votre entreprise détient la solution Libre-service, vous pouvez donner accès à vos employés aux fonctions Renseignements personnels et Contacts en cas d’urgence (Gestion des utilisateurs > Profil de l’utilisateur > Accès aux fonctions). Vos employés peuvent alors consulter ou modifier certaines de leurs informations personnelles (Mon dossier d'employé ou Profil > Renseignements personnels) et leur liste de personnes à contacter en cas d’urgence (Mon dossier d'employé ou Profil > Contacts en cas d’urgence). Voir les procédures Ajouter/Consulter/Modifier/Supprimer vos contacts en cas d'urgence et Consulter ou modifier vos renseignements personnels.

Vous pouvez vous définir une tâche personnalisée afin d’être informé de toute mise à jour de renseignements personnels effectuée par vos employés. Voir Points à retenir.

Modification massive du dossier Emploi et rémunération

Il est possible d’effectuer des modifications massives de certains champs de l'Emploi et rémunération (Dossier d'employé > Outils > Modification massive > Profil d'employés). Notez que les champs personnalisés que vous avez créés dans l'Emploi et rémunération peuvent aussi être ciblés par la modification massive. Pour obtenir plus de renseignements au sujet des champs personnalisés, consultez Création d'un champ personnalisé.

Que voulez-vous faire ?

Ajouter/Consulter/Modifier/Suprimer des contacts en cas d'urgence

Ajouter le code de la protection maximale des soins dentaires

Ajouter/Modifier/Supprimer une modification future

Consolider des profils personnels

Consulter le sommaire du profil d'employé

Définir une tâche personnalisée

Modifier les données d'emploi et rémunération

Modifier les renseignements personnels

Modifier massivement les données d'emploi et rémunération

Modifier les paramètres de paie

Produire massivement des relevés d'emploi (RE)

Produire un relevé d'emploi (RE)

Sauvegarder et transmettre le fichier RE Web

Terminer un employé (cessation d'emploi)