Étape 2 - 3 ou 5 (selon l'embauche ou la réembauche) : Saisie des données
1Au-dessus des Informations personnelles, cliquez sur Ajouter pour insérer la photo de l’employé.
▪Si la photo n’est pas disponible, elle peut être ajoutée en tout temps à l’écran Renseignements personnels (Dossier d'employé > Profil).
▪Sous certaines conditions, l’employé peut ajouter ou modifier sa photo dans le Libre-service, selon (voir Activer la gestion des photos).
2Sous Informations personnelles, Adresse de résidence et Téléphones, remplissez au minimum les champs obligatoires. S’il y a lieu, cliquez sur 
pour ajouter une adresse secondaire.
▪Le numéro de Cellulaire est copié automatiquement dans le Profil de l’utilisateur (qu’il soit créé par vous ou via l’auto-inscription de l’employé).
Pour les utilisateurs de l’auto-inscription au Libre-service, un numéro de téléphone cellulaire valide est requis au dossier de l’employé. Voir Auto-inscription au Libre-service.
Points à retenir ▪Les champs Nom de famille, Prénom, Numéro d'assurance sociale et Date de naissance ne sont pas modifiables à l'étape 5 d'une réembauche. ▪La case Inclure au répertoire mobile est cochée par défaut. Décochez-la si les informations de l’employé ne doivent pas être affichées dans le répertoire de l’entreprise (voir Activer la gestion du répertoire). ▪Ajoutez, au besoin, les renseignements de la personne à joindre en cas d’urgence. Si vous entrez ces informations après l’embauche, vous devrez cliquer sur Dossier d'employé > Profil > Contacts en cas d’urgence. |
3Sous Adresses de courriel, inscrivez s’il y a lieu, les adresses de courriel, professionnelles et autres.
Pour les utilisateurs de l’auto-inscription au Libre-service, une adresse de courriel valide et unique (professionnelle ou autre) doit être inscrite au dossier de l’employé. Voir Auto-inscription au Libre-service.
4Sous Autres informations personnelles et Équité :
▪Cochez Ajouter à l’impression massive pour inclure les relevés de paie et les feuillets d’impôt de l'employé à l’impression massive. L’impression massive permet, lors du téléchargement des rapports de paie, de sélectionner uniquement les employés dont cette case a été cochée.
La section Équité vous permet d’identifier l’employé afin de lui accorder les privilèges reliés au type de minorité auquel il appartient lors du traitement de la paie ainsi qu'à des fins de calculs statistiques.
▪Champ Minorité : un menu déroulant vous permet de choisir le type de minorité auquel appartient votre employé. (Minorité ethnique, Minorité ethnique et visible, Minorité visible, Autre minorité)
▪Case à cocher Personne handicapée : vous permet d’indiquer si la personne souffre d'un handicap.
▪Case à cocher Autochtone : vous permet d’indiquer si la personne est d’origine Autochtone.
▪Case à cocher Autochtone travaillant sur une réserve : (Lire attentivement les scénarios A et B ci-dessous)
Attention! Un employé ne peut pas "travailler sur une réserve" sans être Autochtone.
A.Pour les employés autochtones dont plus de 90% du temps total de travail est effectué sur une réserve, cliquez ici.
En cochant cette case, tous les revenus d’emploi de votre employé Autochtone seront automatiquement déclarés à la case 71 du feuillet T4 et, pour le Québec, à la case R du Relevé 1.
Au besoin, référez-vous aux sites web gouvernementaux pour connaître les conditions d’admissibilité à cette exonération. |
B.Pour les employés autochtones qui travaillent autant sur une réserve qu'à l'extérieur d'une réserve, cliquez ici.
Ne cochez PAS la case Autochtone travaillant sur une réserve! Vous devez gérer cet employé en utilisant 2 gains différents, soit : •Un gain spécifique alloué aux heures de travail dans une réserve (par exemple, le gain G002). Les revenus associés à ce gain ne sont pas imposables; ils doivent être déclarés à la case 71 du feuillet T4 et, pour le Québec, à la case R du Relevé 1. Notez que cela implique l’ajout d’une banque de vacances spécifique qui se calcule sur le paiement des heures entrées dans ce gain seulement. •Un gain alloué aux heures régulières (par exemple, le gain G001). Les revenus associés à ce gain sont imposables; ils doivent être déclarés à la case 14 du feuillet T4 et, pour le Québec, à la case A du feuillet Relevé 1. N’hésitez pas à communiquer avec notre service à la clientèle en utilisant la fonction Contactez-nous ( |
▪Case à cocher Auto déclaration : vous permet d’indiquer si la personne vous a remis sa déclaration remplie pour l'équité en matière d'emploi.
5Sous Emploi, modifiez au besoin le numéro de Matricule.
6S’il y a lieu, modifiez le Statut employé.
7Sélectionnez le code de la protection maximale des soins dentaires offerte à votre employé, qu'il y souscrive ou non. Pour consulter la liste des codes,
cliquez ici.
1 Aucune assurance dentaire ou couverture de quelque nature que ce soit |
2 Bénéficiaire |
3 Bénéficiaire, conjoint et enfants à charge |
4 Bénéficiaire et son conjoint |
5 Bénéficiaire et ses enfants à charge |
▪Doit correspondre à la protection offerte au 31 décembre de chaque année;
▪Sera inscrit à la case 45 du T4 et/ou la case 015 du T4A.
|
Si vos nouveaux employés ne bénéficient pas de la protection des soins dentaires en date du 31 décembre, vous devez indiquer le |
Pour en savoir plus à ce sujet, cliquez ici.
8Laissez « Taux régulier » dans Taux assurance emploi ou sélectionnez « Taux réduit » si votre entreprise bénéficie d’une réduction du taux de cotisation à l'assurance-emploi pour cet employé.
9Sélectionnez la Province de paie. La province de paie détermine la table d’impôt utilisée. Vous devez avoir un établissement dans la province que vous indiquez comme province de paie.
10Dans Type de rémunération, sélectionnez le mode de rémunération qui doit être utilisé pour le calcul de la paie.
▪« Manuel » pour un employé dont le taux horaire change constamment ;
▪« Taux horaire » pour utiliser le taux horaire de l’employé ;
▪« Salaire par période » pour utiliser le salaire par période.
11Dans Affichage du salaire (rapports), précisez les informations à afficher sur les rapports et sur les relevés de paie :
▪« Quantité/taux/salaire » pour afficher la quantité d’heures, le taux horaire de
▪ et le salaire par période ;
▪« Salaire fixe » pour afficher seulement le salaire par période ;
▪« Quantité/taux » pour afficher la quantité d’heures de base et le taux horaire ;
▪« Taux seulement » pour afficher seulement le taux horaire de l’employé ;
▪« Salaire annuel » pour afficher seulement le salaire annuel de l’employé ;
▪« Aucun salaire » pour n’afficher aucun salaire.
12Dans Classe de sécurité, sélectionnez ou ajoutez un élément, s’il y a lieu.
▪Ce champ est relié à la fonction Exclusion d’employés (Gestion des utilisateurs > Profil de l’utilisateur). Pour obtenir plus d’informations, communiquez avec le service à la clientèle Contactez-nous (
> Contactez-nous).
13Saisissez la date du premier jour de travail dans Date d’embauche.
▪La Date de réembauche correspond à la date de retour au travail de l’employé. Elle doit être postérieure ou égale à la date d’embauche. Elle est utilisée pour produire un relevé d’emploi.
▪Si vous inscrivez une Date d'ancienneté et effectuez une sauvegarde, les Années de service s'afficheront selon le calcul suivant : date du jour moins la date d’ancienneté.
Trucs et astuces Il est possible d’ajouter des dates en cliquant sur Autres dates (par exemple : la date de production du dernier relevé d’emploi). Vous pouvez aussi personnaliser quatre champs supplémentaires. Pour ce faire, communiquez avec le service à la clientèle Contactez-nous ( |
14Sous Poste, sélectionnez le poste en cliquant sur 
.
▪Recherchez un poste au moyen des filtres offerts.
Les postes affichés dans l'écran de sélection respectent l'accès à la fonction Modifier la structure administrative du dossier employé. Seuls les postes ayant une structure administrative s'affichent si l’utilisateur n’a pas accès à Modifier la structure administrative.
Pour les utilisateurs des numéros de travail, ces derniers sont affichés selon la configuration de votre entreprise. Si votre entreprise détient au moins une (1) compagnie qui utilise les numéros de travail, ces derniers s’afficheront dans les filtres. Pour obtenir plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter les rubriques de la section Gestion des numéros de travail.
15Validez la structure administrative ou remplissez les champs nécessaires si elle n’est pas définie dans le poste (Division, Service, Département et Sous-département).
16S’ils ne sont pas définis dans le poste, sélectionnez le Titre d'emploi, le Regroupement sur rapports et la Classe Comité paritaire de l’employé, en cliquant sur l’icône .
17Sélectionnez une Catégorie d'emploi (formation) au besoin. Notez que ce champ s'affiche seulement si vous utilisez la solution Ressources humaines.
▪Si vous souhaitez ajouter un élément dans la liste déroulante, sélectionnez « Ajouter un élément » et remplissez les champs.
▪Si la Catégorie d’emploi (formation) est définie dans le poste de l’employé, elle s'affichera automatiquement. Cette information est requise pour produire le rapport Dépenses de formation. Pour en savoir plus sur la Catégorie d'emploi (formation), cliquez sur Points à retenir.
18S’il y a lieu, sélectionnez un Supérieur immédiat et une Équipe.
19Sélectionnez le statut de travail dans Type d'employé. Le type d'employé n’a aucune incidence sur le calcul de la paie.
20Si votre entreprise utilise la solution Ressources humaines, l'Échelle salariale sera affichée. Au besoin, cliquez sur pour sélectionner une échelle salariale, sinon, passez à l’étape suivante.
Points à retenir Le Type de rémunération doit être : ▪« Manuel » ou « Taux horaire » pour sélectionner une échelle à échelons ; ▪« Salaire par période » pour sélectionner une échelle min/max ; ▪Aucune échelle ne peut être sélectionnée pour un employé CCQ. |
21S’il y a lieu, inscrivez le Nombre d’heures par jour et le Nombre de jours par semaine.
22Sous Rémunération, indiquez le nombre d’heures travaillées prévues par période de paie dans Nombre d’heures par paie.
23Saisissez une valeur dans Taux horaire ou Salaire par période.
24S’il y a lieu, inscrivez une Date de changement de salaire.
Points à retenir ▪Si vous modifiez le taux horaire une fois que le dossier est créé, consultez l’ancien taux horaire en cliquant sur Taux horaires antérieurs (Dossier d'employé > Profil > Emploi et rémunération). La liste comporte un maximum de deux (2) taux. ▪Pour les utilisateurs de la solution Gestion de temps, la section Paramètres de temps et présence s’affiche pour configurer les paramètres dans le dossier de l’employé (permission de saisir une feuille de temps, assignation d’un horaire de travail ou d’un calendrier des fériés, etc.). Pour obtenir plus de renseignements à ce sujet, voir Configurer les paramètres au dossier d'employé. |
25Sous Crédits d'impôt personnels et réductions d'impôt, sélectionnez le Montant personnel de base applicable à l’employé pour les gouvernements fédéral et provincial (obligatoire).
26S’il y a lieu, inscrivez le montant des autres crédits ou réductions applicables.
Important ▪Le montant personnel de base provincial est mis à jour automatiquement. Si la Province de paie est le Québec, la valeur appliquée est « Montant de base (Québec seulement) »; pour les autres provinces, la valeur appliquée est « Montant de base ». ▪Le montant personnel de base est mis à jour par notre système. Toutefois, les autres crédits ou réductions d’impôt demeurent sous votre responsabilité. Assurez-vous de détenir les formulaires gouvernementaux requis vous autorisant à appliquer une réduction ou un crédit d’impôt. |
27Sous Mode de paiement, sélectionnez le mode de paiement pour la paie de l’employé.
▪« Chèque » pour émettre un chèque ;
▪« Dépôt » pour déposer directement dans le compte de l’employé ;
▪« Chèque/Dép. » pour payer une portion par dépôt direct et une autre par chèque ;
▪« Sans versement » pour émettre un relevé de paie seulement (aucun paiement n’est effectué).
28Si vous avez sélectionné « Dépôt » ou « Chèque/Dép. », remplissez le Transit, l’Institution, le Compte et le Montant (voir la correspondance entre ces champs et les données d'un chèque dans cet exemple).
Trucs et astuces ▪Si l’employé désire déposer une partie de sa paie dans un second compte, saisissez le montant à déposer dans le premier compte. Le système calculera la différence à déposer dans le second compte. Il est possible de configurer jusqu’à trois (3) dépôts. ▪Il est possible, à l’aide d’une déduction, de prélever un montant et de le déposer dans un compte bancaire spécifique. Pour ajouter un type de dépôt (déduction), communiquez avec le service à la clientèle Contactez-nous ( |
29Pour ajouter une pension alimentaire de Revenu Québec, cliquez ici pour afficher les étapes. Sinon passez à l'étape suivante.
▪La section Pension alimentaire est affichée seulement si une pension alimentaire est présente dans votre compagnie.
a)Cliquez sur Ajouter un numéro. b)Vérifiez la date d'entrée en vigueur de la pension alimentaire sur le formulaire de Revenu Québec : ▪Avant mai 2017 : ▪Après mai 2017 : Note : Depuis janvier 2019, Revenu Québec procède au remplacement des anciens numéros de référence de pension alimentaire. Lors de la réception de la lettre de Revenu Québec, assurez-vous d’inscrire le nouveau numéro de référence qui débute par « 97 » et qui se termine par « 670001 ». Exemple :
c)Sélectionnez la Province, puis la Déduction. |
30Sous Gains ou Déductions, cliquez sur Ajouter un gain (ou Ajouter une déduction) afin qu’un gain ou une déduction soit appliqué à toutes les périodes de paie.
31Sélectionnez le gain ou la déduction et saisissez une valeur dans Qté/%/Mnt/Tx (quantité, pourcentage, montant et taux).
32S’il y a lieu, sélectionnez un autre Statut :
▪« Attente » pour que le gain ou la déduction ne soit pas généré lors du traitement de la paie.
▪« Saut » pour que le gain ou la déduction ne soit pas traité au cours de la période inscrite dans Début statut et Fin statut. Le code redevient « Fixe » une fois la date de fin atteinte.
▪« Tempo » pour que le gain ou la déduction soit pris au cours de la période inscrite dans Début statut et Fin statut. Le code se détruit lorsque la date de fin est atteinte.
33S’il y a lieu, le Minimum, le Maximum et le Cumulé peuvent être appliqués à certains gains ou certaines déductions.
▪Pour de plus amples renseignements, communiquez avec le service à la clientèle.
34Sous Banques à imprimer, sélectionnez les banques qui apparaîtront sur votre rapport « Registre des salaires – SPD603 ».
▪Il est possible d’afficher les banques sur les relevés de paie. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec le service à la clientèle Contactez-nous ( > Contactez-nous).
35Sous Pourcentage d'accroissement sélectionnez le pourcentage de vacances.
▪Pour avoir d’autres valeurs de pourcentage de vacances que celles proposées par défaut, communiquez avec le service à la clientèle Contactez-nous ( > Contactez-nous).
Points à retenir ▪Le pourcentage de vacances sélectionné s’affiche dans le champ Accroissement de l’écran de la banque de vacances de l’employé (Dossier d'employé > Banques et congés > Par employé > Affichage et % d'accumulation des banques). ▪Lorsque la procédure d’embauche est terminée, le pourcentage peut être modifié sous la section Pourcentage d'accroissement de l’écran Affichage et % d'accumulation des banques (Dossier d'employé > Banques et congés > Par employé > Affichage et % d'accumulation des banques). |
36Sous Informations supplémentaires, s’il y a lieu, inscrivez le Numéro d’entreprise.
▪Pour un travailleur autonome, ce numéro s’imprime sur le feuillet d’impôt T4-A.
37Si votre compagnie fait livrer la paie dans plusieurs sites, sélectionnez l’Adresse de livraison pour les effets de paie de l’employé (relevés de paie imprimés).
▪Pour que votre compagnie soit configurée de cette façon, communiquez avec le service à la clientèle Contactez-nous ( > Contactez-nous).
38Sous Point de livraison des effets de paie, sélectionnez :
▪« Lieu du poste » pour que le tri s’effectue selon le lieu de travail (Configuration > Entreprise > Postes);
▪« Autre » pour saisir une valeur utilisée pour trier les relevés de paie et/ou les feuillets gouvernementaux.
39Sous Autres champs (section affichée seulement si votre compagnie a créé des champs personnalisés), remplissez les champs requis.
Points à retenir Vous pouvez créer des champs personnalisés de divers formats (Alphanumérique, Numérique, Case à cocher, Date, Table de valeurs et Zone de texte) à l’écran Définition d’un champ personnalisé (Configuration > Entreprise > Configuration > Champs personnalisés). Consultez les procédures dans la section Création d'un champ personnalisé. |
40Sous Notes, inscrivez des informations additionnelles selon vos besoins.
41Cliquez sur Enregistrer.
▪S’il y a lieu, prenez connaissance des avertissements qui s’affichent en haut de l’écran, apportez les corrections nécessaires et cochez la case.
42Si votre entreprise utilise la solution Libre-service, vous serez redirigé dans l’écran Renseignements personnels. Cliquez ici.
Sous Résumé du profil, cliquez sur : ▪Créer un profil d’utilisateur. Utile pour créer un type d’utilisateur autre que « Employé – accès au Libre-service seulement ». Vous serez redirigé dans l’écran Ajouter un utilisateur afin d’attribuer à l’utilisateur les accès de votre choix (paies, rapports, etc.). Voir Gestion des utilisateurs. ▪Envoyer un courriel pour l’auto-inscription au Libre-service (disponible pour le Type d'utilisation « Employé - accès au libre-service seulement »). Ce courriel permettra à votre employé d’effectuer son auto-inscription au Libre-service. Vous serez redirigé dans l’écran Envoyer un courriel pour l'auto-inscription au Libre-service afin d’attribuer à l’utilisateur les accès par défaut et les autres de votre choix (Relevés de paie, Feuillets d’impôt, Renseignements personnels, etc.) Voir Envoyer un courriel pour l'auto-inscription au Libre-service.
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Points à retenir ▪Si vous avez des employés qui résident au Québec mais travaillent à l’étranger, communiquez avec le service à la clientèle Contactez-nous ( ▪Il n’est pas nécessaire de créer les banques au dossier de l’employé si le paramètre Création automatique est activé à l’écran Détail d’une banque, sous la section Accroissement (Configuration > Paie > Configuration de base par compagnie > Banques et congés). Ces banques se créeront automatiquement au traitement de la prochaine paie de la compagnie. Cependant, les banques dont le paramètre Création automatique est désactivé doivent être ajoutées manuellement (voir la procédure Ajouter une banque). |
Trucs et astuces Vous pouvez effectuer une simulation ou prévisualiser la paie pour valider les informations saisies. Voir les procédures dans les sections Simulation d'une paie et Prévisualiser la paie. |
Pour en savoir plus