Gérer une modification future

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Gérer une modification future

Accès : Dossier d'employé > Profil > Emploi et rémunération

Une modification de poste ou de rémunération est considérée future lorsqu’elle entre en vigueur à une date ultérieure à la date de fin de la période de paie en cours.

Important

▪Si les éléments de la structure administrative sont définis à partir du poste et que vous modifiez celui-ci, la structure du nouveau poste est mise à jour dans le dossier Emploi et rémunération dès que vous confirmez la modification. Toutefois, vous pouvez ensuite les modifier. Ceci s’applique aussi aux autres champs communs du poste qui se trouvent dans le dossier Emploi et rémunération.

▪Une modification de la structure administrative ou du salaire d’un employé a des impacts, selon la Date de changement de poste ou la Date de changement de salaire, sur le traitement des transactions dans les fonctions de paie. Elle affecte également les différentes étapes du traitement des feuilles de temps pour les clients qui utilisent la solution Gestion de temps et l'application mobile.

▪Fonctions de paie : les Date de changement de salaire et Date d’entrée en vigueur (modifications futures de salaire) sont considérées dans les différentes fonctions de la paie.

oSi la période de paie sélectionnée est ultérieure au dernier changement de salaire, le nouveau salaire est appliqué.

oS’il y a eu un changement de salaire et qu’une période antérieure à ce changement est sélectionnée, le nouveau salaire est appliqué. Un message vous demande de vérifier si des ajustements doivent être apportés.

oFréquence de 26 PP avec édition par semaine : Les deux règles précédentes s’appliquent en fonction du numéro de semaine (1 et 2).

oDistribution de coûts selon la structure administrative : Les trois règles précédentes s’appliquent sur les quatre champs de la structure en fonction des Date de changement de poste et Date d’entrée en vigueur des modifications futures de poste. Le même fonctionnement s’applique également sur la Classe Comité paritaire si vous avez un rapport de comité paritaire.

oImporter les transactions (Paie > Outils) : Les règles précédentes sont aussi appliquées à l’importation. Les modifications futures de salaire ou de structure inscrites au dossier d’employé sont appliquées si :

–Le salaire ou la structure ne sont pas présents dans la transaction du fichier d'import

ou,

–L’entreprise a les options Toujours utiliser le taux horaire du dossier ou Toujours utiliser la structure administrative du dossier.

oPour les entreprises qui utilisent la solution Assurances collectives et la fonctionnalité Créer un rapport du Générateur de rapports, sachez que le rapport sur les primes mensuelles est basé sur l’historique des événements. L’historique est généré, entre autres, selon la Date de changement de salaire et vous devez vous assurer de son exactitude. Pour plus de renseignements sur la production du rapport, voir Produire un rapport sur les primes mensuelles.

▪Pour les utilisateurs de la solution Gestion de temps et de l'application mobile seulement

Étapes de traitement des feuilles de temps :

✓Une modification future sur la structure administrative ou sur le poste qui a une date d’entrée en vigueur incluse dans la période de paie courante et différente de la date de début de la période génère deux transactions (non applicable si le poste provient du poinçon).

✓La première transaction contient les données avant la modification et la deuxième contient les données après la modification (applicable à la saisie des heures par la fonction Sommaire des heures et montant, le Libre-service et l’application mobile).

✓Un message vous confirme la modification apportée, sa date d’entrée en vigueur et précise des actions à prendre s’il y a lieu.

Transférer les données à la saisie de paie : Cette étape complète la séparation des transactions.

✓Taux horaire : La séparation s’effectue si votre entreprise est configurée pour Permettre la saisie d’un taux à la mise à jour des heures ajustées.

✓Structure administrative : La séparation s’effectue si celle-ci n’est pas affichée dans vos écrans de saisie et si vous distribuez les coûts selon la structure.

✓Classe Comité paritaire : La séparation s’effectue si vous avez un rapport de comité paritaire.

Points à retenir

Une validation est effectuée lors du traitement des modifications futures. Si des erreurs sont détectées, une Liste des rejets des modifications futures est alors générée, voir Consulter la liste des rejets à la suite du traitement des modifications futures. Celle-ci est accessible à partir d’un message affiché dans les écrans Liste des employés. Un hyperlien, affiché dans ces écrans, vous permet d’accéder à l’écran Emploi et Rémunération pour corriger le dossier d’employé.

Modification future des champs sous Poste

1Sélectionnez l’employé.

2Sous Modifications futures de la section Poste, cliquez sur Ajouter. Les informations de la section Valeurs actuelles sont copiées dans les champs de la section Modifications futures.

3Entez la date d’entrée en vigueur.

4Entrez les nouvelles informations.

▪Si vous modifiez le code de poste, la fenêtre Changement de poste s’affiche.

oConsultez les nouvelles valeurs des champs liés au poste sélectionné selon les options de modification. Vous pouvez comparer avec les valeurs actuelles du poste affichées dans la section supérieure.

oSélectionnez l’option de modification qui s’applique :
Poste et ses valeurs : le poste, la structure et les autres champs liés au poste seront mis à jour avec les valeurs affichées en noir. Les valeurs en gris seront inchangées.
Poste et structure seulement : seuls le poste et la structure seront mis à jour avec les valeurs affichées en noir. Les valeurs en gris seront inchangées.
Poste seulement : seul le poste sera mis à jour avec la valeur affichée en noir. Les valeurs en gris seront inchangées.

oCliquez sur OK pour confirmer.

Important

▪Pour les options Poste et ses valeurs ou Poste et structure seulement : Si le nouveau poste contient un champ vide alors que le dossier de l’employé contient une valeur pour ce champ, la valeur actuelle du champ est conservée à la suite de la modification et elle est affichée en gris.

▪Pour modifier la structure du poste au dossier de l’employé, vous devez avoir la permission requise.

5Sous Historique des modifications, entrez, au besoin, la raison de la modification. Si celle-ci n’existe pas dans la liste, vous pouvez l’ajouter en sélectionnant « Ajouter un élément ».

6Cliquez sur Enregistrer. Les nouvelles valeurs s’affichent en caractères gras.

Les boutons Modifier et Supprimer sont offerts dans cette section jusqu’à ce que la date d’entrée en vigueur soit atteinte (lorsque celle-ci sera égale ou ultérieure à la date de début et antérieure ou égale à la date de fin de la période de paie en cours). Les nouvelles valeurs sont alors transférées dans la section Valeurs actuelles.

Important

Si les éléments de la structure administrative sont définis à partir du poste et que vous modifiez celui-ci, la structure du nouveau poste est mise à jour dans le dossier Emploi et rémunération dès que vous confirmez la modification. Toutefois, vous pouvez ensuite les modifier. Ceci s’applique aussi aux autres champs communs du poste qui se trouvent dans le dossier Emploi et rémunération.

1Sélectionnez l’employé.

2Sous Modifications futures de la section Poste, cliquez sur Modifier.

3Entrez les nouvelles informations.

▪Si vous modifiez le code de poste, la fenêtre Changement de poste s’affiche.

oConsultez les nouvelles valeurs des champs liés au poste sélectionné selon les options de modification. Vous pouvez comparer avec les valeurs actuelles du poste affichées dans la section supérieure.

oSélectionnez l’option de modification qui s’applique :
Poste et ses valeurs : le poste, la structure et les autres champs liés au poste seront mis à jour avec les valeurs affichées en noir. Les valeurs en gris seront inchangées.
Poste et structure seulement : seuls le poste et la structure seront mis à jour avec les valeurs affichées en noir. Les valeurs en gris seront inchangées.
Poste seulement : seul le poste sera mis à jour avec la valeur affichée en noir. Les valeurs en gris seront inchangées.

oCliquez sur OK pour confirmer.

Important

▪Pour les options Poste et ses valeurs ou Poste et structure seulement : Si le nouveau poste contient un champ vide alors que le dossier de l’employé contient une valeur pour ce champ, la valeur actuelle du champ est conservée à la suite de la modification et elle est affichée en gris.

▪Pour modifier la structure du poste au dossier de l’employé, vous devez avoir la permission requise.

4Sous Historique des modifications, entrez, au besoin, la raison de la modification. Si celle-ci n’existe pas dans la liste, vous pouvez l’ajouter en sélectionnant « Ajouter un élément ».

5Cliquez sur Enregistrer. Les valeurs différentes des valeurs actuelles s’affichent en caractères gras.

Les boutons Modifier et Supprimer sont offerts dans cette section jusqu’à ce que la date d’entrée en vigueur soit atteinte (lorsque celle-ci sera égale ou ultérieure à la date de début et antérieure ou égale à la date de fin de la période de paie en cours). Les nouvelles valeurs sont alors transférées dans la section Valeurs actuelles.

Important

Si les éléments de la structure administrative sont définis à partir du poste et que vous modifiez celui-ci, la structure du nouveau poste est mise à jour dans le dossier Emploi et rémunération dès que vous confirmez la modification. Toutefois, vous pouvez ensuite les modifier. Ceci s’applique aussi aux autres champs communs du poste qui se trouvent dans le dossier Emploi et rémunération.

1Sélectionnez l’employé

2Sous Modifications futures de la section Poste, cliquez sur Supprimer.

3Confirmez la suppression en cliquant sur OK.

Le bouton Ajouter est alors offert dans cette section pour saisir une modification future.

Modification future des champs sous Rémunération

Important

Il n’est pas possible de saisir une modification de salaire CCQ car le taux horaire n’est pas accessible à la saisie.

1Sélectionnez l’employé.

2Sous Modifications futures de la section Rémunération, cliquez sur Ajouter. Les informations de la section Valeurs actuelles sont copiées dans les champs de la section Modifications futures.

3Entez la date d’entrée en vigueur.

4Entrez les nouvelles informations.

5Sous Historique des modifications, entrez, au besoin, la raison de la modification. Si celle-ci n’existe pas dans la liste, vous pouvez l’ajouter en sélectionnant « Ajouter un élément ».

6Cliquez sur Enregistrer. Les nouvelles valeurs s’affichent en caractères gras.

Les boutons Modifier et Supprimer sont offerts dans cette section jusqu’à ce que la date d’entrée en vigueur soit atteinte (lorsque celle-ci sera égale ou ultérieure à la date de début et antérieure ou égale à la date de fin de la période de paie en cours). Les nouvelles valeurs sont alors transférées dans la section Valeurs actuelles.

Important

Il n’est pas possible de saisir une modification de salaire CCQ car le taux horaire n’est pas accessible à la saisie.

1Sélectionnez l’employé

2Sous Modifications futures de la section Rémunération, cliquez sur Modifier.

3Entrez les nouvelles informations.

4Sous Historique des modifications, entrez, au besoin, la raison de la modification. Si celle-ci n’existe pas dans la liste, vous pouvez l’ajouter en sélectionnant « Ajouter un élément ».

5Cliquez sur Enregistrer. Les valeurs différentes des valeurs actuelles s’affichent en caractères gras.

Les boutons Modifier et Supprimer sont offerts dans cette section jusqu’à ce que la date d’entrée en vigueur soit atteinte (lorsque celle-ci sera égale ou ultérieure à la date de début et antérieure ou égale à la date de fin de la période de paie en cours). Les nouvelles valeurs sont alors transférées dans la section Valeurs actuelles.

1Sélectionnez l’employé

2Sous Modifications futures de la section Rémunération, cliquez sur Supprimer.

3Confirmez la suppression en cliquant sur OK.

Le bouton Ajouter est alors offert dans cette section pour saisir une modification future.

Pour en savoir plus

Consulter la liste des rejets à la suite du traitement des modifications futures

Gestion du profil d'emploi - Information complémentaire

Modifier les données d'emploi et rémunération