Envoyer un courriel pour l'auto-inscription au Libre-service

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Envoyer un courriel pour l'auto-inscription au Libre-service

Points à retenir

Notez que cet écran est accessible seulement une fois que vous avez cliqué sur le lien Envoyer un courriel pour l'auto-inscription au Libre-service
disponible dans la fonction Renseignements personnels.

1Sous Définition de l'accès aux fonctions, si vous gérez les rôles, cliquez hmtoggle_plus1 ici. Sinon, passez à l'étape 2.

a)Sélectionnez « Par rôle » dans Assignation des fonctions.

b)Sélectionnez le rôle désiré.

c)Cliquez sur Sauvegarder et poursuivez à l’étape 3.

Pour obtenir plus de renseignements sur les rôles d’utilisateurs, voir Gestion des rôles d'utilisateur.

2Sous Liste des accès aux fonctions, sélectionnez :  

▪« Accès complet » pour attribuer l’accès à toutes les fonctions.

▪« Sélection par fonction » pour limiter l’accès à certaines fonctions.

Important

▪L’accès complet aux fonctions Relevés de paie et Feuillets d'impôt est octroyé par défaut et ne peut être modifié.

▪L’accès complet aux fonctions Renseignements personnels et Contacts en cas d'urgence est octroyé par défaut et peut être modifié.

▪Si vous choisissez « Sélection par fonction », sélectionnez :

o« Complet » pour donner l’accès complet (les données éditables pourront être modifiées par l’utilisateur).

o« Lecture » pour donner l’accès en lecture seulement (les données éditables ne pourront pas être modifiées par l’utilisateur).

o« Aucun » pour ne pas donner accès à la fonction.

3Cliquez sur Envoyer. Votre employé recevra un courriel contenant les informations requises pour effectuer son auto-inscription au Libre-service.

✓Vous pouvez consulter et remettre à votre employé le guide Comment accéder à la Suite Internet Nethris
(Docum > Documentation), qui contient de plus amples informations,
notamment des exemples de courriels transmis à vos employés.      

✓Le courriel d'invitation est valide pour cinq (5) jours.

✓Pour un résumé des étapes à suivre par vos employés, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

a)Votre employé recevra le courriel « Invitation de {nom de votre compagnie} – Inscrivez-vous à la solution Libre-service, où il pourra accéder à l'application.  

b)Il entrera son Identifiant d’inscription unique et pourra suivre les étapes affichées à son écran, soient les étapes suivantes.  

c)Il entrera son Numéro de téléphone cellulaire (celui qui est inscrit dans son dossier).

d)Il entrera son Code de validation reçu dans son téléphone cellulaire. Ce code est valide pour une durée de cinq minutes.
Notez que si le système d’envoi de SMS est non fonctionnel, une solution alternative s’applique automatiquement
et modifie cette étape; l’employé devra alors inscrire sa Date d’embauche ou sa Date de réembauche au lieu d’inscrire le Code de validation.

e)Il définira son Code d’utilisateur et son Mot de passe. Une fois que ces étapes sont réalisées avec succès,
il recevra un courriel confirmant son inscription.

f)Il pourra cliquer sur le bouton Accéder à mon compte pour effectuer sa première authentification.  

Points à retenir

▪Une fois votre courriel d'invitation transmis à l'employé, l'hyperlien Retransmettre le courriel pour l'auto-inscription s'affiche
(Dossier d'employé > Profil > Renseignements personnels). Il permet d’envoyer à nouveau le courriel d’invitation à votre
employé lorsque celui-ci l’a égaré ou supprimé. Notez que les droits d’accès définis au préalable demeurent les mêmes.        

▪Pour suivre l'auto-inscription de vos employés, vous pourrez produire le rapport Auto-inscription au libre-service qui
contient des données sur les étapes du processus (voir Produire le rapport Auto-inscription au Libre-service).

Pour en savoir plus

Auto-inscription au Libre-service - information complémentaire

Envoyer massivement un courriel aux employés pour l'auto-inscription au Libre-service

Produire le rapport Auto-inscription au Libre-service

Exemple du rapport Auto-inscription au Libre-service