Important

▪Si les éléments de la structure administrative sont définis à partir du poste et que vous modifiez celui-ci, la structure du nouveau poste est mise à jour dans le dossier Emploi et rémunération dès que vous confirmez la modification. Toutefois, vous pouvez ensuite les modifier. Ceci s’applique aussi aux autres champs communs du poste qui se trouvent dans le dossier Emploi et rémunération.

▪Une modification de la structure administrative ou du salaire d’un employé a des impacts, selon la Date de changement de poste ou la Date de changement de salaire, sur le traitement des transactions dans les fonctions de paie. Elle affecte également les différentes étapes du traitement des feuilles de temps pour les clients qui utilisent la solution Gestion de temps et l'application mobile.

▪Fonctions de paie : les Date de changement de salaire et Date d’entrée en vigueur (modifications futures de salaire) sont considérées dans les différentes fonctions de la paie.

oSi la période de paie sélectionnée est ultérieure au dernier changement de salaire, le nouveau salaire est appliqué.

oS’il y a eu un changement de salaire et qu’une période antérieure à ce changement est sélectionnée, le nouveau salaire est appliqué. Un message vous demande de vérifier si des ajustements doivent être apportés.

oFréquence de 26 PP avec édition par semaine : Les deux règles précédentes s’appliquent en fonction du numéro de semaine (1 et 2).

oDistribution de coûts selon la structure administrative : Les trois règles précédentes s’appliquent sur les quatre champs de la structure en fonction des Date de changement de poste et Date d’entrée en vigueur des modifications futures de poste. Le même fonctionnement s’applique également sur la Classe Comité paritaire si vous avez un rapport de comité paritaire.

oImporter les transactions (Paie > Outils) : Les règles précédentes sont aussi appliquées à l’importation. Les modifications futures de salaire ou de structure inscrites au dossier d’employé sont appliquées si :

–Le salaire ou la structure ne sont pas présents dans la transaction du fichier d'import

ou,

–L’entreprise a les options Toujours utiliser le taux horaire du dossier ou Toujours utiliser la structure administrative du dossier.

oPour les entreprises qui utilisent la solution Assurances collectives et la fonctionnalité Créer un rapport du Générateur de rapports, sachez que le rapport sur les primes mensuelles est basé sur l’historique des événements. L’historique est généré, entre autres, selon la Date de changement de salaire et vous devez vous assurer de son exactitude. Pour plus de renseignements sur la production du rapport, voir Produire un rapport sur les primes mensuelles.

▪Pour les utilisateurs de la solution Gestion de temps et de l'application mobile seulement :

oÉtapes de traitement des feuilles de temps : Une modification future sur la structure administrative ou sur le poste qui a une date d’entrée en vigueur incluse dans la période de paie courante et différente de la date de début de la période génère deux transactions (non applicable si le poste provient du poinçon).
 
La première transaction contient les données avant la modification et la deuxième contient les données après la modification (applicable à la saisie des heures par la fonction Sommaire des heures et montant, le Libre-service et l’application mobile).
 
Un message vous confirme la modification apportée, sa date d’entrée en vigueur et précise des actions à prendre s’il y a lieu.

oTransférer les données à la saisie de paie : Cette étape complète la séparation des transactions.
 
Taux horaire : La séparation s’effectue si votre entreprise est configurée pour Permettre la saisie d’un taux à la mise à jour des heures ajustées.
 
Structure administrative : La séparation s’effectue si celle-ci n’est pas affichée dans vos écrans de saisie et si vous distribuez les coûts selon la structure.
 
Classe Comité paritaire : La séparation s’effectue si vous avez un rapport de comité paritaire.

Important

Il est recommandé de terminer les modifications et les créations des dossiers d’employé avant de commencer la paie. Si vous avez commencé votre paie, le statut de la paie est « En cours », mais il est toujours possible de faire des modifications, des ajouts ou des terminaisons.

Points à retenir

Si la compagnie utilise des modèles d’employés, le bouton Appliquer un modèle d’employé s’affiche dans la partie supérieure droite de l’écran. Pour obtenir plus de renseignements sur l’utilisation d’un modèle d’employé, voir Appliquer un modèle d'employé.

Points à retenir

▪La taille maximale acceptée pour un document est de 10 Mo. L'entreprise dispose d’un espace de stockage illimité. 

▪Pour consulter un document annexé, cliquez sur l’hyperlien de la description.

▪Pour modifier la catégorie, sélectionnez la nouvelle catégorie à l'aide de la liste déroulante située sous Catégorie.

▪Supprimez un document en cliquant sur l’icône .

▪Si vous avez accès aux Documents annexés, l'écran Sommaire des documents annexés, disponible sous Ressources humaines > Sommaire des documents annexés, affiche tous les documents annexés appartenant à un même employé, et ce, peu importe la fonction utilisée (Formation, Évaluation de rendement, Accidents de travail, etc.). Voir Consulter le sommaire des documents annexés.