Accès : Ressources humaines > Absences
1Sous Liste des absences, cliquez sur Ajouter une absence.
2Dans l’écran Définition d’une absence, entrez l’information sous Description en fonction de vos besoins.
▪Si vous souhaitez ajouter un élément dans les listes déroulantes, sélectionnez « Ajouter un élément » et complétez les champs.
▪Les Date de retour prévu et Date du prochain rendez-vous permettent de déclencher une tâche. Voir Définir une tâche personnalisée.
▪Le Nombre ajusté de jours perdus permet d’entrer une valeur différente de celle fournie par le calcul automatique effectué par le système pour le nombre de jours perdus pour toutes les périodes d’absence. Cette saisie peut être requise si, par exemple, vous avez fait des changements à l’horaire qu’avait l’employé au moment de l’absence.
▪Si vous avez créé des champs personnalisés associés à la fonction Absence, ceux-ci s'affichent sous Description, Périodes d'absence, Autres champs ou Notes.
Points à retenir Vous pouvez créer des champs personnalisés de divers formats (Alphanumérique, Numérique, Case à cocher, Date, Table de valeurs et Zone de texte) à l’écran Définition d’un champ personnalisé (Configuration > Entreprise > Configuration > Champs personnalisés). Consultez les procédures dans la section Création d'un champ personnalisé. |
3Sous Périodes d’absence, entrez une période d’absence au besoin, 
cliquez pour afficher les étapes. Sinon poursuivez à l'étape suivante.
a)Cliquez sur Ajouter. b)Inscrivez la Date de début de la période d’absence, les autres champs sont facultatifs. ▪Une absence peut être associée à plusieurs périodes d’absence. Un employé revenu au travail pourrait, par exemple s'absenter de nouveau pour des raisons liées à la même absence. ▪Le Nombre réel de jours perdus est calculé selon l’horaire de l’employé, si l’entreprise possède la solution Gestion de temps et utilise les horaires. Sinon, c’est le nombre de jours travaillés par semaine inscrit au dossier de l’employé qui sert au calcul des jours perdus. Le total de jours perdus est aussi affiché pour toutes les périodes d’absence. Dans les cas rares où la personne possède plus d’un profil d’emploi actif, le calcul est basé sur la somme de jours travaillés par semaine dans les différents profils d’emploi, pour un maximum de sept jours. ▪Le Nombre ajusté de jours perdus, affiché sous Description, permet d'entrer un nombre différent de jours perdus. ▪La Durée de l’absence se calcule automatiquement sur une semaine de sept jours, à partir de la Date de début de la période d’absence jusqu’à la Date de fin ou encore jusqu’à la date du jour pour une période non terminée. La durée s’affiche pour chaque période d’absence et pour la durée globale de l’absence. ▪Les calculs du Nombre réel de jours perdus et de la Durée de l’absence sont offerts dans le Générateur de rapports seulement si une date de fin est précisée pour une période d’absence. c)Cochez la case Retour progressif si l’employé revient au travail à temps partiel sans reprendre son horaire habituel. d)Saisissez la Date de début et la Date de fin du retour progressif au besoin. e)Saisissez de l’information complémentaire dans Note. |
4Sous Suivi, entrez un suivi au besoin, cliquez pour afficher les étapes. Sinon poursuivez à l'étape suivante.
a)Cliquez sur Ajouter. b)Inscrivez une Date, puis saisissez les autres données. c)Si vous avez défini une tâche sur la Date de suivi, cochez la case Tâche pour qu'une tâche soit générée selon la date inscrite. Voir la procédure Définir une tâche personnalisée. d)Vous pouvez supprimer un suivi en cliquant sur |
.5Consultez les Informations au moment de l’absence pour savoir quelle était la situation de l’employé lorsque son absence a commencé : poste, division, horaire (si la solution Gestion de temps est utilisée), etc.
▪Ces informations sont récupérées de tous les profils d’emploi actifs au moment de l’absence et ne peuvent être modifiées.
Important Si vous modifiez un horaire en cours d’utilisation pour un employé en absence, le système se servira du nouvel horaire pour effectuer le calcul du Nombre réel de jours perdus. Dans ce cas, l’horaire de travail sous Informations au moment de l’absence reste inchangé puisqu’il présente la situation de l’employé lorsque l’absence a débuté. |
6Sous Documents annexés, vous avez la possibilité d’ajouter un document. Cliquez ici pour afficher les étapes. Sinon poursuivez à l'étape suivante.
a)Cliquez sur Ajouter. b)Dans la fenêtre Ajouter un fichier, cliquez sur Parcourir, sélectionnez votre fichier, entrez une description et cliquez sur OK. c)Sous Catégorie, sélectionnez la catégorie du suivi, s'il y a lieu. Notez que la catégorie « Confidentiel » est disponible seulement si vous en détenez les droits d’accès. |
Pour plus de renseignements à ce sujet, voir Gestion des documents annexés.
Points à retenir ▪La taille maximale acceptée pour un document est de 10 Mo. L'entreprise dispose d’un espace de stockage illimité. ▪Pour consulter un document annexé, cliquez sur l’hyperlien de la description. ▪Pour modifier la catégorie, sélectionnez la nouvelle catégorie à l'aide de la liste déroulante située sous Catégorie. ▪Supprimez un document en cliquant sur l’icône ▪Si vous avez accès aux Documents annexés, l'écran Sommaire des documents annexés, disponible sous Ressources humaines > Sommaire des documents annexés, affiche tous les documents annexés appartenant à un même employé, et ce, peu importe la fonction utilisée (Formation, Évaluation de rendement, Accidents de travail, etc.). Voir Consulter le sommaire des documents annexés. |
7Sous Notes, inscrivez des informations additionnelles au besoin.
8Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder et terminer la procédure.
▪Sous Création et modification, le nom de l’utilisateur ayant créé l’absence ainsi que la date de l’action s'affichent à la suite de la sauvegarde.
Pour en savoir plus