Saisir la paie

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Saisir la paie

Accès : Paie > Saisie > Paie et ajustements > Saisir la paie

Cette fonction permet de saisir les données de paie d’un employé applicable à la période de paie courante seulement.

Important

▪Il est recommandé de finaliser les modifications et les créations des dossiers d’employé avant de commencer la paie. Toutefois, si vous avez commencé votre paie (statut de la paie « En cours ») il est toujours possible de faire des modifications, des ajouts ou des terminaisons.

▪Application des modifications futures de salaire : Si vous avez inscrit une modification future pour le salaire d’un employé (Date d’entrée en vigueur sous Modifications futures) dans le profil d’emploi de l’employé (Dossier d'employé > Profil > Emploi et rémunération) celle-ci sera traitée dans la paie selon les règles suivantes :

oSi la période de paie sélectionnée est subséquente au dernier changement de salaire (inscrit dans la Date changement de salaire du profil d’emploi), le nouveau salaire est appliqué.

oS’il y a eu un changement de salaire et qu’une période antérieure à ce changement est sélectionnée, le nouveau salaire est appliqué et un message vous avise de vérifier si des ajustements doivent être apportés.

oPour une fréquence de 26 périodes de paie avec édition par semaine, les deux règles précédentes s’appliquent en fonction du numéro de semaine (1 et 2).

oPour une distribution de coûts selon la structure administrative, les trois règles précédentes s’appliquent sur les quatre champs de la structure en fonction des Date de changement de poste et Date d’entrée en vigueur des modifications futures du poste. Le même fonctionnement s’applique également sur la classe Comité paritaire si vous avez un rapport de comité paritaire.

 

Trucs et astuces

Utilisez la fonction Modèle de saisie pour créer un gabarit permettant d’afficher des gains et des déductions par défaut. Consultez la procédure Créer un modèle de saisie .  

1Sous Liste des employés, déterminez au besoin une liste d’employés à l’aide des filtres et tris ou cliquez sur le nom de l’employé.

2Dans l’écran Générer la paie, assurez-vous que la période de paie courante est conforme.

3Si l’entreprise a activé la Gestion des demandes, cochez la case M’informer si des transactions ont été générées à partir des demandes d’absence, au besoin. Le message Paiements générés pour les demandes d’absence s’affichera lorsque la paie sera générée pour la première fois si des transactions d’absence sont générées dans la période de paie.

▪Vous pouvez activer ou désactiver cette option en tout temps.

4Cliquez sur Continuer.

5Si des demandes d’absence soumises par des employés qui n’ont pas de feuille de temps n’ont pas été approuvées pour la période de paie, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

L’écran Demandes d’absence non approuvées s’affiche et présente les employés visés par au moins une demande d’absence non approuvée pour la période de paie que vous désirez traiter. Si votre entreprise possède la solution Gestion de temps, l’écran Demandes d’absence non approuvées concerne seulement les employés qui n’ont pas de feuille de temps.

▪Cliquez sur Ne pas générer la paie.
Assurez-vous d’avertir les responsables afin qu’ils approuvent ces demandes avant de générer la paie.

ou

▪Cliquez sur Générer la paie.
Les demandes non approuvées ne seront pas générées avec la paie et vous devrez, au besoin, corriger manuellement les heures régulières à payer et saisir les absences.

6Si des demandes d’absence approuvées concernent la période de paie et qu'aucun gain régulier n'a été configuré, un message s'affiche. Cliquez hmtoggle_plus1 ici pour les étapes à suivre.

Cliquez sur l’hyperlien menant à l’écran Configuration de paie pour y identifier le gain régulier à diminuer par les demandes d'absence.

Points à retenir

Si votre entreprise possède la solution Gestion de temps, un hyperlien vous amène à l’écran Paramètres de gestion de temps. Il est important d’associer le gain régulier aux types d’heures à l’écran Associer les types d'heures aux gains (Configuration >Temps > Types d’heures), sinon vous recevrez un message vous demandant de le faire lorsque vous reviendrez dans la saisie de la paie courante.

Après avoir configuré le gain, reprenez la saisie de la paie courante.

Points à retenir

Une demande d’absence approuvée génère une transaction de paie distincte pour chaque journée d’absence à l’écran Saisir la paie.

7Dans l’écran Paie régulière courante, cochez Impôt à la semaine ou Paiement par chèque au besoin.

▪Paiement par chèque : Cochez pour modifier le mode de paiement d’un employé à dépôt pour le mode de paiement par chèque.

Important

Impôt à la semaine : Pour une fréquence de paie annuelle de 26 périodes, il est possible de cocher cette case seulement si vous avez des vacances à payer à une future période de paie (vacances payées d’avance). Sa fonction est d’effectuer l’exemption RRQ et de calculer l’impôt fédéral et provincial sur une fréquence de paie annuelle de 52 périodes. L’employé paiera donc un peu plus d’impôts.

Pour toute autre situation, l’exemption RRQ/RPC et les impôts devraient toujours respecter la fréquence de paie de votre compagnie.

8Si votre entreprise utilise la solution Assurances collectives, sélectionnez un Groupe de répartition au besoin.

9Si vos dossiers d’employé ont des gains fixes ou que vous avez un modèle de saisie  , saisissez les quantités et/ou les montants.

▪Si un gain ne s’applique pas à l’employé, laissez la Quantité et le Montant vides. Aucune transaction ne sera générée pour ce gain.

9Sous Saisie des paiements et des ajustements, cliquez sur Ajouter un paiement ou un ajustement.

10Sélectionnez un autre Type au besoin.

▪Le Type par défaut est Paiement.

11Sélectionnez ou saisissez un Gain / déduction.

12Saisissez les Quantités ou le Taux et/ou les Montants.

13Cliquez sur Ajouter un paiement ou un ajustement ou [Ctrl + Inser] pour saisir d’autres données dans la paie de l’employé.

Trucs et astuces

▪Vous pouvez payer des heures à des taux différents pour un même gain. Pour ce faire, ajoutez un paiement, sélectionnez le même gain et changez le taux.

▪Si vous saisissez un gain d’absence, une boîte texte s’affiche sous Absence. Inscrivez de l’information supplémentaire au besoin.

▪Cliquez sur l’icône x bleu pour supprimer une entrée de donnée.  

14Si votre entreprise a l'option Saisie à la semaine, saisissez la Sem. (semaine) « 1 » ou « 2 » pour chaque gain ou déduction.

15Cliquez sur Enregistrer puis sur l'icône a_next pour accéder au prochain employé ou glissez la souris sur l'icône Fleche_Enter pay et sélectionnez une action qui sera appliquée automatiquement jusqu’à ce qu’une nouvelle sélection soit effectuée :  

▪Enregistrer/Suivant pour enregistrer les données saisies et afficher l’employé suivant ;

▪Enregistrer/Liste pour enregistrer les données saisies et revenir à l’écran Liste des employés;

▪Enregistrer/Rechercher pour enregistrer les données saisies et ouvrir la fenêtre Rechercher un employé.  

16Un message s’affiche lorsque vous avez atteint le dernier employé. Si la saisie de vos données est complétée, accédez aux fonctions Vérifier les transactions de paie et Visualiser le rapport des transactions de paie (Paie > Valider et traiter la paie). Voir Validation et traitement de la paie.

Pour en savoir plus

Saisie des données de la paie - Information complémentaire

Saisie des données de la paie CCQ - Information complémentaire

Saisir les données de la paie CCQ