Produire un relevé d'emploi (RE)

<< Cliquez pour afficher la table des matières >>

Produire un relevé d'emploi (RE)

Accès : Dossier d'employé > Relevé d’emploi > Produire un relevé d’emploi

Il est recommandé de modifier le Statut employé avant de produire son relevé d'emploi; voir Terminer un employé (cessation d'emploi).

Pour produire massivement des RE, voir Produire massivement des relevés d'emploi (RE). C'est utile dans les cas suivants : un changement de fréquence de paie, un changement de propriétaire, une mise à pied due à la fermeture de votre compagnie (temporaire ou non, pour la période des vacances, etc.).

Points à retenir

Pour visualiser les informations salariales (section Périodes assurables), un utilisateur doit avoir un accès Complet à Afficher le salaire (Gestion des utilisateurs > Profil des utilisateurs > Accès aux fonctions > section Données confidentielles), accès complet à Produire un relevé d’emploi – section périodes assurables et accès complet à la fonction Produire un relevé d’emploi.

hmtoggle_plus1Produire un RE TAP

Black_Video

Pour visionner la capsule d'autoformation, cliquez ici.

 

Points à retenir

Le numéro de case affiché à droite des sections ou des libellés correspond au numéro de case présenté sur le formulaire original RE TAP de Service Canada.

1Sous Adresses, validez l’exactitude des informations de l’employé.

▪Le code postal est obligatoire. S’il n’est pas inscrit, un champ s’affiche pour permettre la saisie immédiate de celui-ci. Le code postal sera inscrit simultanément au dossier d’employé.

2Sous Relevé, laissez le No série du relevé modifié ou remplacé vide. Si vous modifiez ou remplacez un RE produit antérieurement, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

Sélectionnez le numéro du RE à l’aide de l’icône liste_blanc.

Points à retenir

▪Le numéro de série du relevé est le numéro de série correspondant à la case 1 du formulaire gouvernemental. Pour le RE TAP, le numéro de série commence toujours par un « S ».

▪Le numéro de compte est le numéro d’entreprise attribué à chaque compagnie par Revenu Canada. Le RE ne peut pas être produit s’il n’y a pas de numéro de compte.

3Laissez Produire avec la paie coché pour produire le RE en même temps que la paie. Pour produire un RE entre deux traitements de paie, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

a)Décochez Produire avec la paie.

b)Cochez Modifier les quantités et les montants assurables.  

c)Saisissez manuellement le montant de la dernière paie et/ou de la paie de départ dans l’Historique des périodes assurables.

▪Cette action est nécessaire puisque le montant de la paie régulière, le solde de vacances et le montant de la paie de départ sont normalement ajoutés au RE après avoir soumis la paie.  

d)N’oubliez pas de soumettre votre relevé d’emploi en sélectionnant le Type de traitement « Relevé d’emploi seulement » (Paie > Valider et traiter la paie > Traiter la paie).

4Sous Informations générales, vérifiez :

▪le Numéro d’assurance sociale;

▪le Premier jour de travail doit correspondre à la date d’embauche (ou de réembauche) de l’employé;

▪le Dernier jour payé doit correspondre à celui inscrit au profil d’emploi.

Important

Le numéro d’assurance sociale est obligatoire et il doit être valide.

5Vérifiez la Fin de la dernière période de paie (Fin dernière pér. paie) et la Profession.

▪La profession correspond à la Fonction inscrite au dossier de l’employé (Dossier d'employé > Profil > Emploi et rémunération).

6Validez la Raison du présent relevé d’emploi.

7Au besoin, cochez Réembauche non recommandée et fournissez des précisions dans la boîte de texte Raison.  

Points à retenir

Si vous réactivez un employé terminé pour lequel vous aviez au préalable coché Réembauche non recommandée, un message d’avertissement précisera la raison pour laquelle la réembauche est non recommandée.

8Si vous avez modifié le Premier jour de travail ou la Fin de la dernière période de paie (étapes 4 et 5), cliquez sur Recalculer car les heures et la rémunération assurables doivent être calculées à nouveau.

9Sous Historique des périodes assurables, le système remplit automatiquement les Heures assurables totales, la Rémunération assurable totale et le revenu assurable par période de paie dans le tableau 15c. Au besoin, cochez Modifier les quantités et les montants assurables pour modifier les données.

▪Si Modifier les quantités et les montants assurables est coché, les Heures assurables totales et la Rémunération assurable totale ne sont pas éditables. Elles seront mises à jour selon les données saisies dans les champs Rem. ass. et Qté hr du tableau 15c.

10Sous Paie de vacances, Autres paiements (préciser) et Paiements spéciaux, aucun montant ne sera affiché avant que la paie indiquée à la Fin de la dernière période de paie soit traitée. Le système remplira automatiquement les champs de ces sections en fonction de la saisie de la paie et selon la configuration établie dans votre dossier de compagnie. Aucune action de votre part n’est nécessaire à moins que votre dossier ne soit pas configuré ou que vous gériez vous mêmes ces paiements. Pour ajouter ou ajuster des montants, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

a)Cochez Modifier les montants affichés pour modifier ou ajouter des montants, puis sélectionnez le Code ou la Description.

Important

Dès que Modifier les montants affichés est coché, le système ne remplit plus les champs automatiquement. Vous devez saisir manuellement toutes les données sous la section où la case est cochée.

b)Inscrivez un nouveau Montant.

c)Selon le Code ou la Description sélectionné, la Date de début et la Date de fin seront éditables. Inscrivez ou sélectionnez une date à l’aide de l’icône .

d)Si vous modifiez ou ajoutez un montant sous Paiements spéciaux, vous devrez aussi sélectionner la Fréquence.

Points à retenir

Vous pouvez consulter la liste des gains qui alimentent automatiquement les cases 17a (Paie de vacances), 17c (Autres paiements) et 19 (Paiements spéciaux) du RE à partir de la fonction Gains associés aux cases de relevé d’emploi (Configuration > Paie > Configuration de base par compagnie). Voir Consulter les gains associés aux cases de relevé d'emploi (RE TAP).  

11Sous Jours fériés, inscrivez ou sélectionnez une Date (au besoin) à l’aide de l’icône , puis inscrivez le Montant pour le jour férié.

12Sous Rappel, indiquez une Date de rappel s’il s’agit d’une fin d’emploi temporaire (statut employé « Inactif ») et que vous connaissez la date de rappel. Sinon, sélectionnez « Retour non prévu » ou « Date non connue » dans le Retour.

13Sous Observations, inscrivez les précisions nécessaires dans les deux premières lignes seulement si vous avez sélectionné le code de raison « K00 » ou « K15 » (étape 6).

▪Les deux dernières lignes sont remplies automatiquement par le système (dès que la paie indiquée dans la Fin de la dernière période de paie est traitée). Elles sont réservées à l’inscription de montants additionnels reliés aux sections Paie de vacances et Autres sommes (préciser).  

Points à retenir

▪Si votre dossier de compagnie n’est pas configuré ou que vous gérez vous-même le paiement des vacances et des autres sommes, vous devez cocher Modifier le montant affiché, disponible dans les sections Paie de vacances et Autres sommes (préciser), pour que les deux dernières lignes deviennent éditables.

▪La troisième ligne est réservée au paiement des vacances et la quatrième ligne est réservée aux autres sommes. Ces lignes sont utilisées seulement lorsque le nombre de champs disponibles dans les rubriques est insuffisant.

14Sous Pour plus de renseignements, inscrivez le Nom, le Prénom et le Téléphone de la personne à joindre.

15Sous Signataire, inscrivez le Nom, le Numéro de téléphone et la langue de Communication préférée du responsable des relevés d’emploi de votre compagnie.

16Sous Historique des modifications, au besoin, sélectionnez une Raison de modification.

▪Si vous souhaitez ajouter un élément dans la liste déroulante, sélectionnez « Ajouter un élément » et remplissez les champs.

17Cliquez sur Enregistrer.

18Un message d’avertissement s’affiche, vous informant que lors de la saisie de la paie de l’employé, si aucun montant ou heure n’est inscrit dans la période 1 (équivalant à la période inscrite dans la Fin de la dernière période de paie), le RE TAP ne sera pas inclus dans le traitement, car il ne répond pas aux exigences de Service Canada. Cochez la case, puis cliquez à nouveau sur Enregistrer pour compléter la procédure.

Points à retenir

▪Si malgré le message d’avertissement ci-dessus (étape 18), vous omettez de saisir les données requises dans la paie, et que, par conséquent, la P.P.1 de la case 15c du RE TAP ne contient pas de montant et /ou de quantité, un message d’avertissement s’affichera en haut de l’écran Traiter la paie lors de la soumission (Paie > Valider et traiter la paie).

oCe message vous invitera à consulter l’écran Vérifier les transactions de paie (Paie > Valider et traiter la paie), puis la section Information supplémentaire pour connaître le ou les RE TAP qui ne pourront pas être soumis (cliquez sur l’hyperlien situé à droite du Nombre de relevés d’emploi en erreur pour visualiser la liste des RE TAP en erreur).

oVous pourrez retourner dans la paie de l’employé et apporter les correctifs nécessaires et éviter un rejet de Service Canada.

oLorsque la case 17a contient une valeur négative, un message d’avertissement s’affiche également dans l’écran Traiter la paie (lors de la soumission).

oAvant de soumettre vos données, prenez quelques minutes pour vérifier les relevés que vous avez produits.

▪Un rapport sera produit automatiquement pour vous informer de la liste des employés pour lesquels vous n’aurez pas produit de paie depuis au moins 30 jours consécutifs. Selon les normes législatives en vigueur, un RE devrait être émis pour ces employés.

Pour approfondir, consultez la rubrique RE TAP - informations utiles.

 

 

hmtoggle_plus1Produire un RE Web

Points à retenir

Le numéro de case affiché à droite des sections ou des libellés correspond au numéro de case présenté sur le formulaire original RE Web de Service Canada.

1Sous Adresses, validez l’exactitude des informations de l’employé.

▪Le code postal est obligatoire. S’il n’est pas inscrit, un champ s’affiche pour permettre la saisie immédiate de celui-ci. Le code postal sera inscrit simultanément au dossier d’employé.

2Sous Relevé, laissez le No série du relevé modifié ou remplacé vide. Si vous modifiez ou remplacez un RE produit antérieurement, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

Sélectionnez le numéro du RE à l’aide de l’icône liste_blanc.

Points à retenir

▪Le numéro de série du relevé est le numéro de série correspondant à la case 1 du formulaire gouvernemental. Pour le RE Web, le numéro de série commence toujours par un « W ».

▪Le numéro de compte est le numéro d’entreprise attribué à chaque compagnie par Revenu Canada. Le RE ne peut pas être produit s’il n’y a pas de numéro de compte.

3Laissez Produire avec la paie coché pour produire le RE en même temps que la paie. Pour produire un RE entre deux traitements de paie, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

a)Décochez Produire avec la paie.

b)Cochez Modifier les montants affichés.

c)Saisissez manuellement le montant de la dernière paie et/ou de la paie de départ dans l’Historique des périodes assurables.

▪Cette action est nécessaire puisque le montant de la paie régulière, le solde de vacances et le montant de la paie de départ sont normalement ajoutés au RE après avoir soumis la paie.  

d)N’oubliez pas de soumettre votre relevé d’emploi en sélectionnant le Type de traitement « Relevé d’emploi seulement » (Paie > Valider et traiter la paie > Traiter la paie).

4Sous Informations générales, vérifiez :

▪le Numéro d’assurance sociale;

▪le Premier jour de travail doit correspondre à la date d’embauche (ou de réembauche) de l’employé;

▪le Dernier jour payé doit correspondre à celui inscrit au profil d’emploi.

Important

Le numéro d’assurance sociale est obligatoire et il doit être valide.

5Vérifiez la Fin de la dernière période de paie (Fin dernière pér. paie) et la Profession.

▪La profession correspond à la Fonction inscrite au dossier de l’employé (Dossier d'employé > Profil > Emploi et rémunération).

6Validez la Raison du présent relevé d’emploi.

7Au besoin, cochez Réembauche non recommandée et fournissez des précisions dans la boîte texte Raison.  

Points à retenir

Si vous réactivez un employé terminé pour lequel vous aviez au préalable coché Réembauche non recommandée dans son dossier, un message d’avertissement vous rappellera la raison pour laquelle la réembauche est non recommandée.

8Si vous avez modifié le Premier jour de travail ou la Fin de la dernière période de paie (étapes 4 et 5), cliquez sur Recalculer car les heures et la rémunération assurables doivent être calculées à nouveau.

9Sous Historique des périodes assurables, le système remplit automatiquement les Heures assurables totales, la Rémunération assurable totale et le revenu assurable par période de paie dans le tableau 15c. Au besoin, cochez Modifier les montants affichés pour modifier les données.

▪Si Modifier les montants affichés est coché, la Rémunération assurable totale ne sera pas éditable. Elle sera mise à jour selon les données saisies dans le champ Rem. ass. du tableau 15c.

10Sous Paie de vacances, le Montant s'affiche automatiquement. Pour ajouter ou ajuster le montant, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

a)Cochez Modifier le montant affiché.

Important

Dès que Modifier le montant affiché est coché, le système ne remplit plus les champs automatiquement. Vous devez saisir toutes les données de la section.

b)Sélectionnez le Code.

Important

Le Code par défaut est « Payée parce que ne travaille plus ». Si votre employé prend ses vacances, modifiez le Code pour « Payée pour des vacances ».

c)Selon le Code sélectionné, inscrivez ou sélectionnez une Date de début et une Date de fin à l’aide de l’icône .

d)Inscrivez un nouveau Montant.

11Sous Jours fériés, inscrivez ou sélectionnez une Date au besoin à l’aide de l’icône , puis inscrivez le Montant pour le jour férié.

12Sous Autres sommes (préciser) et Paiements spéciaux, déclarez tout autre montant pertinent s'il y a lieu. Pour ajouter un montant, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

a)Sélectionnez la Description.

b)Selon la description sélectionnée, inscrivez ou sélectionnez une Date de début et une Date de fin à l’aide de l’icône calendrier .

c)Inscrivez le Montant.

d)Si vous modifiez ou ajoutez un montant sous Paiement spéciaux, vous devrez aussi sélectionner la Fréquence.

13Sous Rappel, indiquez une Date de rappel s’il s’agit d’une fin d’emploi temporaire (statut employé « Inactif ») et que vous connaissez la date de rappel. Sinon, sélectionnez « Retour non prévu » ou « Date non connue » dans Retour.

14Sous Observations, inscrivez les précisions nécessaires dans les deux premières lignes seulement si vous avez sélectionné le code de raison « K00 » ou « K15 » (étape 6).

15Sous Pour plus de renseignements, inscrivez le Nom, le Prénom et le Téléphone de la personne à joindre.

16Sous Signataire, la mention « PRODUIT PAR RE WEB » et le numéro de téléphone de votre compagnie sont affichés par défaut.

17Sous Historique des modifications, au besoin, sélectionnez une Raison de modification.

▪Si vous souhaitez ajouter un élément dans la liste déroulante, sélectionnez « Ajouter un élément » et remplissez les champs.

18Cliquez sur Enregistrer pour compléter la procédure.

Important

Avant de soumettre vos données, prenez quelques minutes pour vérifier les relevés que vous avez produits.