Accès : Gestion des utilisateurs > Ajouter un utilisateur
Important Pour créer le profil d'utilisateur de votre employé afin de lui donner accès au Libre-service, le NAS doit être différent de « 0 » ou « 000000000 ». Pour les clients qui traitent la paie avec la solution de paie par Internet, prenez note qu’il est possible de créer un code utilisateur avec un NAS à zéro pour les travailleurs autonomes sans NAS, ou les travailleurs étrangers n’ayant pas encore leur NAS temporaire. |
1Sous Identification, sélectionnez le Type d’utilisation « Utilisateur – accès aux fonctions ».
2Cochez Accès au libre-service. La section Employés associés pour accès au libre-service s’affiche. Cliquez sur Ajouter.
Si vous créez l’utilisateur à partir de la fonction Embaucher, veuillez poursuivre à l’étape 4 cliquez 
ici pour obtenir des précisions.
▪La case Accès au libre-service est déjà cochée. ▪Le Nom de famille, le Prénom, le Sexe à la naissance et le Cellulaire (s'il y a lieu) sont remplis automatiquement. oVous pouvez modifier le numéro de cellulaire au besoin. La mise à jour se fait automatiquement dans l’écran Renseignements personnels. ▪La section Employés associés pour accès au libre-service est remplie automatiquement. Si vous avez une entreprise comprenant plusieurs compagnies, tous les employés ayant le même numéro d’assurance sociale et la même date de naissance y seront affichés. |
3La fenêtre Sélectionner un employé s’affiche. Sélectionnez un employé.
▪Pour permettre à un utilisateur de consulter ses relevés de paie, vous devez l’associer à un employé.
▪Un dossier d’employé ne peut être associé à deux codes d’utilisateurs différents. Si l’employé est déjà associé à un code d’utilisateur, détruisez l’association existante avant d’associer un nouveau code d’utilisateur à cet employé.
▪Si vous avez sélectionné un employé par erreur, cliquez sur l’icône 
pour supprimer l’employé, puis sélectionnez l’employé désiré.
4Saisissez le Code d’utilisateur désiré.
▪Le code d’utilisateur doit contenir entre 6 et 10 caractères alphanumériques.
5Si l’utilisateur est autorisé à communiquer avec notre service de paie, sélectionnez « Oui » dans Personne-ressource.
▪Si vous n’avez qu’une seule compagnie, la section Informations personne-ressource s’affiche. Cochez la case associée au type d’intervenant et inscrivez le chiffre correspondant à la priorité d’appel.
▪Si vous avez plus d’une compagnie, vous aurez à effectuer cette étape ultérieurement.
6Sous Téléphones, inscrivez au minimum un numéro de téléphone cellulaire ou principal lorsque l'utilisateur est une personne-ressource.
▪Si le champ du numéro de téléphone principal est vide, le numéro de téléphone cellulaire y sera automatiquement copié.
7Sous Préférences de communication, sélectionnez la langue de communication.
8Cliquez sur Suivant.
| Si vous gérez des rôles d’utilisateurs au sein de votre entreprise, cliquez ici. Si cette condition ne s’applique pas, passez immédiatement à l’étape 9. |
a)Sélectionnez « Par rôle » dans Assignation des fonctions. b)Sélectionnez le rôle désiré. c)Cliquez sur Suivant et poursuivez à l’étape 11. Pour obtenir plus de renseignements sur les rôles d’utilisateurs, voir Gestion des rôles d'utilisateur. |
9 Sous Liste des accès aux fonctions, sélectionnez :
▪« Aucun accès », pour ne pas attribuer l’accès à des fonctions.
▪« Accès complet » pour attribuer l’accès à toutes les fonctions.
▪« Sélection par fonction » pour limiter l’accès à certaines fonctions.
Important ▪L’accès complet aux fonctions Relevés de paie et Feuillets d'impôt est octroyé par défaut et ne peut être modifié. ▪L’accès complet aux fonctions Renseignements personnels et Contacts en cas d'urgence est octroyé par défaut et peut être modifié. ▪Si vous choisissez « Sélection par fonction », pour chacune des fonctions, sélectionnez : « Complet » pour donner l’accès complet (les données éditables pourront être modifiées par l’utilisateur). « Lecture » pour donner l’accès en lecture seule (les données éditables ne pourront pas être modifiées par l’utilisateur). « Aucun » pour ne pas donner accès à la fonction. ▪Certains droits d’accès aux fonctions doivent être attribués conditionnellement à d’autres pour que l’utilisateur puisse avoir accès à une fonction. Nous vous recommandons d’attribuer les droits d’accès aux fonctions par section. Par exemple, « Accès complet » pour la section Paie et RH. |
Points à retenir Fonctions à cocher sous la section Données confidentielles pour autoriser un utilisateur à visualiser les informations suivantes : ▪Afficher le salaire : permet de contrôler l’affichage des informations salariales. oSi l’accès Complet est coché : l’utilisateur peut consulter toutes les informations salariales. oSi Aucun accès est coché : l’utilisateur n’a pas accès à certaines fonctions, et les fonctions auxquelles il a droit n’affichent ni le taux horaire ou salaire annuel, ni aucune autre information permettant d’identifier le salaire d’un employé. Voir l’exemple ci-dessous et la Liste des fonctions limitées et non accessibles - si « Aucun accès » est sélectionné pour la fonction Afficher le salaire. Par exemple : Si l’utilisateur a accès à la fonction Banques et que l’accès Complet est coché pour Afficher le salaire, l'écran affiche un hyperlien sur les banques de type montant et des valeurs dans la colonne Montant. Si l'utilisateur a accès à la fonction Banques et qu'Aucun accès est coché pour Afficher le salaire, l'écran n’affiche aucun hyperlien sur les banques de type montant, ni aucune valeur dans la colonne Montant. ▪Documents annexés : permet d’afficher la section Documents annexés dans les fonctions Emploi et rémunération et Résumé du profil d’emploi ainsi que dans les fonctions qui sont offertes avec la solution Ressources humaines (Absences, Accidents de travail, Mesures disciplinaires). ▪Documents confidentiels : permet à un utilisateur de consulter les documents catégorisés « confidentiels » dans la section Documents annexés. ▪Informations personnelles : permet de contrôler l’affichage des champs Numéro d’assurance sociale, Date de naissance, Âge, Numéro d’assurance maladie, Numéro de permis de conduire – classe et Code d’utilisateur. oSi l’accès Complet est coché : l’utilisateur peut consulter tous les champs. oSi Aucun accès est coché : l’utilisateur n’a pas accès à certaines fonctions et les fonctions auxquelles il a accès n’affichent pas les champs et n’indiquent aucune valeur. Voir l’exemple ci-dessous et la Liste des fonctions limitées et non accessibles - si « Aucun accès » est sélectionné pour la fonction Informations personnelles. Par exemple : Si l'utilisateur a accès à la fonction Relevé d’emploi, mais qu’Aucun accès est coché pour Informations personnelles, le numéro d’assurance sociale de l’employé ne sera pas affiché à l'écran. |
10Cliquez sur Suivant.
11Cochez les compagnies et les niveaux de la structure administrative auxquels l’utilisateur aura accès.
Trucs et astuces Pour donner accès à toutes les compagnies ou à toute la structure, cochez la case Accès à toutes les compagnies ou la case Accès à toute la structure. |
12Cliquez sur Suivant.
▪Si vous n’avez qu’une seule compagnie et que l’utilisateur n’a pas accès aux rapports : lisez attentivement les informations affichées à l’écran, puis cliquez sur Imprimer lettre pour remettre une lettre contenant le mot de passe et le code d’utilisateur au nouvel utilisateur. Cliquez sur Terminer pour compléter la création.
▪Si cette condition ne s’applique pas : cliquez sur Suivant et poursuivez à l’étape 14.
13Si vous avez plusieurs compagnies et que vous créez un utilisateur autorisé à communiquer avec nous cliquez ici Sinon poursuivez la procédure.
a)Cliquez sur Ajouter une compagnie. b)Sélectionnez une compagnie c)Cochez le Type d’intervenant désiré. d)Inscrivez un chiffre pour déterminer la priorité d’appel. e)Cliquez sur Suivant, puis poursuivez la procédure.
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14Cochez les rapports désirés.
Trucs et astuces Pour donner accès à tous les rapports, cliquez sur Sélectionner tous les rapports. |
15Cliquez sur Suivant.
16Lisez attentivement les informations affichées à l’écran, puis cliquez sur Imprimer lettre pour remettre une lettre contenant le mot de passe et le code d’utilisateur au nouvel utilisateur.
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Le mot de passe temporaire est valide pour 30 jours. |
17Cliquez sur Terminer pour terminer le processus de création.
▪Si vous utilisez l’option Exclusion d’employés, consultez la procédure Exclure des employés pour restreindre les accès de cet utilisateur à certains employés.
▪Si vous avez omis d’imprimer la lettre, sélectionnez le nouvel utilisateur dans la Liste des utilisateurs (Gestion des utilisateurs > Liste des utilisateurs) et réinitialisez le mot de passe à l’aide de la fonction Mot de passe (Gestion des utilisateurs > Profil de l’utilisateur). Le bouton Imprimer lettre sera affiché et vous permettra de remettre les informations à votre employé.
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