Avant de définir les paramètres de gestion des demandes, vous devez attribuer l’accès aux fonctions suivantes (Gestion des utilisateurs > Profil de l'utilisateur > Accès aux fonctions) :

▪Aux utilisateurs qui pourront gérer les approbations : la fonction Gérer les approbations (section Administration des processus, sous Demandes) ;

▪Aux utilisateurs qui pourront gérer les délégations de l’entreprise : la fonction Gérer les délégations (section Administration des processus, sous Demandes) ;

▪Aux approbateurs : la fonction Demandes (section Paie et Dossier d'employé, sous Gestion des demandes) ;

▪À l'administrateur qui définira les gains accessibles aux demandes d'absence des employés sans feuille de temps : la fonction Types d’absences (section Administration des processus, sous Demandes) ;

▪Pour les employés qui créeront les demandes dans le Libre-service : la fonction Demandes (section Mon travail).

Un utilisateur doit avoir un profil d’emploi pour pouvoir créer des demandes. Un utilisateur sans profil d’emploi peut cependant être approbateur.

Notez cependant que pour avoir le droit de modifier les paramètres de la gestion des demandes, vous devez avoir accès à la fonction Activation et configuration de la gestion des demandes de la section Configuration des options d’entreprise sous le module Administration de l’application (Gestion des utilisateurs > Profil de l’utilisateur > Accès aux fonctions).

Voici les paramètres à définir pour la mise en place du processus de gestion des demandes d’employés :

▪Activer la gestion des demandes, Activer/Désactiver la gestion des demandes

▪Définir les paramètres de gestion des demandes

▪Définir les approbateurs d’exception

Une fois ces paramètres activés, les employés pourront créer et traiter leurs demandes (générales ou d’absence) aux approbateurs qui les traiteront. Les demandes générales offertes par défaut sont : « Matériel informatique », « Déménagement de bureau », « Stationnement », « Changement aux assurances ».

Si votre entreprise désire gérer d’autres types de demandes générales, vous pouvez ajouter, modifier, supprimer un objet (une raison) de la demande générale dans la Table des valeurs (Configuration > Entreprise > Configuration). Pour obtenir plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter les rubriques de la section Définition d'une table de valeurs.

Vous pouvez définir des exceptions pour l’approbation des demandes de certains employés. Par exemple, les demandes de hauts gestionnaires peuvent être acheminées à un utilisateur particulier et le président peut approuver ses propres demandes.

Ces exceptions sont définies par profil d’emploi. Ainsi un employé ayant un profil dans deux compagnies ou encore deux profils dans la même compagnie peut être associé à un approbateur d’exception différent pour chaque profil.

Gérer les délégations assure un traitement continu des demandes lorsqu’un approbateur est dans l’impossibilité d’effectuer ses approbations. Dans des situations exceptionnelles, l’administrateur des demandes ou le responsable de l’application peuvent effectuer des délégations d’approbations.