Envoyer massivement un courriel aux employés pour l'auto-inscription au libre-service

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Envoyer massivement un courriel aux employés pour l'auto-inscription au libre-service

Accès : Gestion des utilisateurs > Outils > Créer massivement des utilisateurs > Créer des utilisateurs libre-service

Important : Pour créer le profil d'utilisateur de votre employé afin de lui donner accès au Libre-service, le NAS doit être différent de « 0 » ou « 000000000 ».

 

1Sous Type de création, cochez la case Envoi massif de courriels pour l'auto-inscription au libre-service. Cliquez ici pour plus d'informations.

▪Les employés qui ont déjà un code d'utilisateur seront exclus du traitement.

▪Les employées ayant le statut Inactif et terminé de la paie courante ou Terminé de l'année courante
ne pourront pas être sélectionnés dans l'envoi massif de courriels d'auto-inscription au libre-service.

2Sélectionnez des Filtres pour raffiner la liste des employés.  

Si vous avez plus d’une compagnie et que vous désirez créer massivement des utilisateurs au Libre-service
pour l’entreprise en entier, laissez le Numéro de compagnie à blanc.

3Sous Critères, entrez s'il y a lieu la ou les dates d'embauche ou de réembauche.

4Sous Tri, spécifiez l’Ordre du tri des employés.

5Cliquez sur Suivant.

    Si vous gérez des rôles d’utilisateurs au sein de votre entreprise, cliquez hmtoggle_plus1 ici. Si cette condition ne s’applique pas, passez immédiatement à l’étape 6.

a)Sous Définition de l'accès aux fonctions, sélectionnez « Par rôle » dans Assignation des fonctions.

b)Sélectionnez le rôle désiré.

c)Cliquez sur Sauvegarder et poursuivez à l’étape 8.

Pour obtenir plus de renseignements sur les rôles d’utilisateurs, voir Gestion des rôles d'utilisateur.

6Sous Définition de l'accès aux fonctions, sélectionnez « Par sélection » dans Assignation des fonctions.

7Sous Liste des accès aux fonctions, sélectionnez « Accès complet » pour le Libre-service.

▪« Accès complet » pour attribuer l’accès à toutes les fonctions.

▪« Sélection par fonction » pour limiter l’accès à certaines fonctions.

✓Les utilisateurs de la solution Ressources humaines ou de la solution Gestion de Temps peuvent attribuer les accès aux fonctions
reliées à la solution utilisée (Feuille de temps, Horaire de travail, Renseignements personnels, etc.).

Important

▪L’accès complet aux fonctions Relevés de paie et Feuillets d'impôt est octroyé par défaut et ne peut être modifié.

▪L’accès complet aux fonctions Renseignements personnels et Contacts en cas d'urgence est octroyé par défaut et peut être modifié.

▪Si vous choisissez « Sélection par fonction », sélectionnez :

o« Complet » pour donner l’accès complet (les données éditables pourront être modifiées par l’utilisateur).

o« Lecture » pour donner l’accès en lecture seulement (les données éditables ne pourront pas être modifiées par l’utilisateur).

o« Aucun » pour ne pas donner accès à la fonction.

8Cliquez sur :

▪Simuler en lot, pour produire un fichier Excel (voir le contenu du fichier Excel ci-dessous) et vérifier le résultat avant d'exécuter la créaton massive.
Pour consulter cette procédure, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

a)Cliquez sur Simuler en lot pour produire le fichier. Vous serez dirigé vers l’écran Résultats de la création massive.

b)Sous la colonne Résultats, cliquez sur l’hyperlien Utilisateurs libre-service de type Simulation.

c)Si le résultat vous convient, sous la colonne Critères, cliquez sur l’icône Fleche bleue_blanc.

d)Dans la fenêtre Critères de la création des utilisateurs du libre-service du AAAA/MM/JJ, cliquez sur l’hyperlien
Récupérer ces critères pour une nouvelle création massive.

e)Cliquer sur Suivant, puis sur Exécuter en lot.

▪Exécuter en lot, pour transmettre immédiatement aux employés un courriel pour l'auto-inscription au libre-service.
Un fichier Excel est produit par la suite. Pour consulter la procédure, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

a)Cliquez sur Exécuter en lot.

b)Dans la fenêtre Confirmation de la création des utilisateurs du libre-service, cliquez sur OK.
Vous serez dirigé vers l’écran Résultats de la création massive.

c)Sous la colonne Résultats, cliquez sur l’hyperlien Utilisateurs libre-service de type Exécution.

d)Consulter le fichier Excel pour vérifier le nombre d’utilisateurs qui recevront le courriel
pour l'auto-inscription au Libre-service ainsi que les utilisateurs rejetés.

▪Cliquez ici pour des explications sur le fichier Excel

Le fichier Excel contient les trois (3) onglets suivants.  

✓Critères : affiche les critères sélectionnés.

✓Réussi : inclut les employés qui recevront un courriel pour effectuer leur auto-inscription au libre-service.

✓Rejet : affiche la liste des employés rejetés en raison d’un ou des prérequis manquants (NAS différent de « 0 » ou « 000000000 »,
adresse de courriel valide et unique (professionnelle ou autre) et numéro de téléphone cellulaire valide).

 

 

NET red-pointer

 

✓Vous pouvez consulter et remettre à votre employé le guide Comment accéder à la Suite Internet Nethris
(Docum > Documentation), qui contient de plus amples informations,
notamment des exemples de courriels transmis à vos employés.      

✓Le courriel d'invitation est valide pour cinq (5) jours.

✓Pour un résumé des étapes à suivre par vos employés, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

a)Votre employé recevra le courriel « Invitation de {nom de votre compagnie} – Inscrivez-vous à la solution Libre-service, où il pourra accéder à l'application.  

b)Il entrera son Identifiant d’inscription unique et pourra suivre les étapes affichées à son écran, soient les étapes suivantes.  

c)Il entrera son Numéro de téléphone cellulaire (celui qui est inscrit dans son dossier).

d)Il entrera son Code de validation reçu dans son téléphone cellulaire. Ce code est valide pour une durée de cinq minutes.
Notez que si le système d’envoi de SMS est non fonctionnel, une solution alternative s’applique automatiquement
et modifie cette étape; l’employé devra alors inscrire sa Date d’embauche ou sa Date de réembauche au lieu d’inscrire le Code de validation.

e)Il définira son Code d’utilisateur et son Mot de passe. Une fois que ces étapes sont réalisées avec succès,
il recevra un courriel confirmant son inscription.

f)Il pourra cliquer sur le bouton Accéder à mon compte pour effectuer sa première authentification.  

Points à retenir

▪Une fois votre courriel d'invitation transmis à l'employé, l'hyperlien Retransmettre le courriel pour l'auto-inscription s'affiche
(Dossier d'employé > Profil > Renseignements personnels). Il permet d’envoyer à nouveau le courriel d’invitation à votre
employé lorsque celui-ci l’a égaré ou supprimé. Notez que les droits d’accès définis au préalable demeurent les mêmes.        

▪Pour suivre l'auto-inscription de vos employés, vous pourrez produire le rapport Auto-inscription au libre-service qui
contient des données sur les étapes du processus (voir Produire le rapport Auto-inscription au Libre-service).

 

Pour en savoir plus

Auto-inscription au Libre-service - information complémentaire

Envoyer un courriel pour l'auto-inscription au Libre-service

Produire le rapport Auto-inscription au Libre-service

Exemple du rapport Auto-inscription au Libre-service