Importer les transactions de paie

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Importer les transactions de paie

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Cette procédure permet d’importer des données de paie provenant d’une autre application.

Il est possible d’importer des ajustements aux cumulatifs (chèques manuels) au cours de l’année ou en fin d’année. Toutefois le fichier ne doit comporter que des ajustements aux cumulatifs. Les formats suivants sont acceptés : Excel, Excel en colonnes, Colonnes fixes ou Colonnes délimitées.

Important

Il est recommandé de finaliser les modifications et les créations des dossiers d’employé avant de commencer la paie. Toutefois, si vous avez commencé votre paie (statut de la paie est « En cours »), il est toujours possible de faire des modifications, des ajouts ou des terminaisons.

1Sous Nouvelle importation, cliquez sur Parcourir du champ Emplacement du fichier, pour sélectionner le fichier à importer.

2Sélectionnez le Format du fichier.

▪« Colonnes fixes » si les données de votre fichier ASCII sont organisées en colonne;

▪« Colonnes délimitées » si les données de votre fichier ASCII sont séparées par des points-virgules «;» ;

▪« Excel » si les données proviennent d’un fichier Microsoft Excel;

▪« Excel (en colonnes) » si les données de votre fichier Microsoft Excel sont organisées en colonnes;

▪« Maitre’D » si les données proviennent d’un fichier Maitre’D.

Pour les utilisateurs de l'API, cliquez hmtoggle_plus1 ici.  

a)Si au moins un fichier a été transmis, une liste déroulante est disponible pour la Sélection du fichier.

b)Sélectionnez « Fichier local » ou un nom de fichier transmis précédemment.
Si « Fichier local » est sélectionné, le champ Emplacement du fichier et le bouton Parcourir apparaissent.

c)Cliquez sur Rafraîchir.

3Si vous gérez plus d’une compagnie, sélectionnez la Compagnie ou « Toutes les compagnies ».

▪Le libellé « Toutes les compagnies » inclut l’ensemble des compagnies de l'entreprise auxquelles l'utilisateur a accès.

▪Si le format du fichier d'importation est Maitre’D, vous devez sélectionner une compagnie.

▪Les options d’importations déjà configurées s'affichent. Il est possible de les modifier en cliquant sur Modifier les options d’importations.

4Vérifiez la date inscrite sous Dernière importation.

 Si vous avez fait de multiples tentatives d'importation, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

a)Lorsque vous tentez d’importer à nouveau un fichier pour la même compagnie après qu'une importation a été effectuée avec succès le même jour, un message vous informe qu’une importation a déjà été effectuée aujourd’hui et vous demande si vous voulez refaire l’importation.

b)Si vous acceptez l’avertissement, les transactions de paie seront ajoutées dans la fonction Saisir la paie (et Paiements séparés si vous utilisez l’interface d’importation régulière).

Important

Si vous importez plus d’un fichier, pour la même compagnie, pour la même période, les transactions de paie seront ajoutées à chaque fois dans la fonction Saisir la paie (et Paiements séparés si vous utilisez l’interface d’importation régulière). Une importation ne remplace pas des transactions déjà importées ou saisies. Pour réimporter des transactions, détruisez d’abord les transactions importées et répétez la procédure d’importation.

5Cliquez sur Importer pour compléter la procédure.

6Si des demandes d’absence soumises par des employés qui n’ont pas de feuille de temps n’ont pas été approuvées pour la période de paie à importer, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

L’écran Demandes d’absence non approuvées s’affiche et présente les employés visés par au moins une demande d’absence non approuvée. Notez que si votre entreprise possède la solution Gestion de temps, l’écran Demandes d’absence non approuvées concerne seulement les employés qui n’ont pas de feuille de temps.

▪Cliquez sur Ne pas importer.
Assurez-vous d’avertir les responsables afin qu’ils approuvent ces demandes avant de reprendre l'importation des transactions.

ou

▪Cliquez sur Importer.
Les demandes non approuvées ne seront pas importées et vous devrez, au besoin, corriger manuellement les heures régulières à payer et entrer les absences dans la saisie de la paie.

7Si des demande d’absence approuvées concernent la période de paie à importer et qu'aucun gain régulier n'a été configuré, un message s'affiche. Cliquez hmtoggle_plus1 ici pour voir les étapes à suivre.

▪Cliquez sur l’hyperlien menant à l’écran Configuration de paie pour y identifier le gain régulier à diminuer par les demandes d'absence.

ou

▪Si votre entreprise possède la solution Gestion de temps, un hyperlien vous amène à l’écran Paramètres de gestion de temps. Il est important d’associer le gain régulier aux types d’heures  à l’écran Associer les types d'heures aux gains (Configuration >Temps > Types d’heures), sinon vous recevrez un message vous demandant de le faire lorsque vous referez l’importation.

Après avoir configuré le gain, reprenez l’importation.
Si toutes les transactions sont validées et importées sans erreurs, le message de confirmation suivant s'affiche : « Le traitement est terminé. L’importation de vos transactions de paie a été effectuée avec succès ». Vos transactions sont maintenant disponibles dans la fonction Saisir la paie (et Paiements séparés si vous utilisez l’interface d’importation régulière).
Si des erreurs génériques (fichier trop volumineux, aucune donnée, extension erronée, …) sont identifiées, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

a)Annulez l’importation en cliquant sur Annuler l’importation.

b)Dans la fenêtre Importation des transactions, cliquez sur OK.

c)L’écran initial d’importation sera affiché et vous pourrez importer un nouveau fichier.

Points à retenir

Lorsqu’un fichier de même nom et de même taille est importé plus d’une fois dans la même journée, un avertissement s’affiche en haut de l’écran et l'hyperlien Modifier apparaît, vous permettant de sélectionner un autre fichier.

Si des erreurs NON génériques sont identifiées, cliquez hmtoggle_plus1 ici.

a)Vous pouvez corriger les erreurs directement dans l’écran en cliquant sur Corriger (voir Corriger les transactions de paie) ou annuler l’importation en cliquant sur Annuler l’importation.

b)Si vous optez pour l’annulation, vérifiez les messages affichés sous la section Sommaire et corrigez les erreurs dans votre fichier, puis recommencez la procédure d’importation.

Trucs et astuces

Utilisez les filtres de recherche pour filtrer les erreurs d’importation. Sélectionnez un type de message, puis cliquez sur Rafraîchir.

 

Pour en savoir plus

Importation des transactions de paie - Information complémentaire