Cette première étape permet de définir les paramètres suivants : la fréquence du rapport, la période de production et la confirmation par courriel.

1Au premier écran, tous les rapports comportant une production automatisée s’affichent sous la rubrique Liste des productions automatisées.

2Pour créer un nouveau rapport automatisé, cliquez sur l’hyperlien Ajouter une production automatisée. Le contenu et l’affichage de la liste varie en fonction de l’utilisateur :

⇨ Utilisateur – accès aux fonctions : la liste contient seulement les rapports automatisés créés par l’utilisateur;

⇨ Responsable de l’application : la liste affiche tous les rapports automatisés créés dans la compagnie ainsi que le nom du responsable de l’automatisation sous la colonne Créateur. Le responsable de l’application pourra ainsi supprimer des productions automatisées déjà programmées par des utilisateurs absents ou des utilisateurs ayant quitté l’entreprise.

3Dans l’écran Production automatisée (1 de 2) – Fréquence, vous devrez inscrire les informations dans les différents champs ou les sélectionner à partir de listes déroulantes.

4Sous la rubrique Identification de la production automatisée, sélectionnez le rapport à produire et, le cas échéant, une description supplémentaire.

5Sous la rubrique Fréquence, sélectionnez une fréquence. Selon votre sélection, des champs distinctifs doivent être remplis :

✓ Quotidienne : le rapport est produit selon un intervalle de jours. Indiquez une valeur dans le champ Chaque__ jour(s).

✓ Hebdomadaire : le rapport est produit selon un intervalle de semaines et d’une journée de la semaine. Indiquez une valeur dans le champ Chaque __ semaine(s) et sélectionnez la journée.

✓ Mensuelle : le rapport est produit selon une date ou une journée spécifique dans le mois. Sélectionnez l’option voulue dans le champ Déterminé selon, puis indiquez une valeur dans le champ Chaque __ mois. Pour une date spécifique, indiquez la valeur correspondant à la date. Pour une journée d’une semaine spécifique, sélectionnez la semaine puis le jour.

✓ Annuelle : le rapport est produit selon un jour et un mois spécifique. Indiquez une valeur dans le champ Jours puis sélectionnez le mois.

6Sous la rubrique Période, inscrivez la date de début, l’heure ainsi que la date de fin pour déterminer la période de la production automatisée.

Si vous ne précisez pas de date de fin, le rapport sera produit indéfiniment ou jusqu’à ce que vous le supprimiez;

Si la date de fin est dépassée, le rapport ne sera plus produit, mais il demeurera dans la Liste des productions automatisées. L'utilisateur pourra le réactiver en modifiant la date de fin ou le détruire.

Si vous êtes un responsable d’application et que votre entreprise utilise le service Web: Sous la rubrique Utilisateur service Web, sélectionnez l’utilisateur de service à partir de la liste déroulante du champ Utilisateur.

7Sous la rubrique Courriel pour la confirmation, la case Recevoir une confirmation est cochée par défaut pour qu’un courriel de confirmation vous soit acheminé à chaque production du rapport. Le champ Adresse de courriel affiche automatiquement l’adresse de courriel inscrite dans le profil de l’utilisateur (utilisateur authentifié). Aucune autre adresse ne peut y être inscrite.

Pour chacun des rapports produits pour lesquels vous aurez sélectionné l’option de confirmation, vous recevrez une confirmation par courriel. Chacune des confirmations contient le nom du rapport produit.

8Cliquez sur Suivant pour passer à la prochaine étape.

Il est impossible de modifier ou de supprimer un rapport s'il existe une production automatisée programmée par un autre utilisateur.

1À partir de la fonction Liste des productions automatisées, cliquez sur l’hyperlien du rapport voulu.

2Cliquez sur Supprimer au bas de l’écran.