Accès : Dossier d'employé > Outils > Consolider les profils d'un employé
Points à retenir
✓Cette fonction est accessible aux utilisateurs ayant les droits d’accès seulement.
✓La consolidation des profils d'un employé est possible lorsqu’un numéro d’assurance sociale (NAS) est attribué à plus d’un profil, qu’il soit relié au même employé ou non.
✓Il est possible d’accéder à la fonction Consolider les profils d'un employé lors de la modification du NAS dans le profil ou à l’aide de l’hyperlien aussi accéder à la fonction Consolider les profils d'un employé situé dans le message de l’écran Confirmation du profil.
1Sous NAS associés à plusieurs profils, cliquez sur le NAS désiré.
▪Nb profils indique le nombre de profils qui détiennent le même NAS.
▪Les points de suspension affichés sous le Nom, Prénom ou Date de naissance signifient que l’information inscrite est différente de celle qui se trouve dans les profils personnels.
2Cliquez sur Continuer.
3Cliquez sur l'hyperlien Détails pour consulter plus d’informations sur les différents profils personnels et d'emploi affichés.
4Cliquez d'abord sur le bouton du profil à conserver.
⇨ Privilégiez le profil qui est le plus complet, particulièrement pour les informations reliées aux renseignements personnels, aux adresses, aux téléphones
(et aux champs personnalisés pour les entreprises qui en utilisent), car celles-ci ne peuvent pas être dupliquées dans un même profil.
5Cliquez ensuite sur la ou les cases Consolider (affichée(s) une fois que le profil à conserver est sélectionné) située(s) à droite des noms de chacun des profils personnels que vous souhaitez consolider.
⇨ Assurez-vous que tous les profils personnels sélectionnés pour la consolidation appartiennent à la même personne. Si, par erreur, vous avez attribué le même NAS à une autre personne, il apparaîtra dans la liste.
6Cliquez sur Suivant pour déclencher le traitement de la consolidation. Vous serez alors redirigé vers la page des résultats.
7Sous Profil personnel conservé, validez les informations du profil.
Points à retenir Selon les solutions et les fonctions utilisées dans votre entreprise, des informations supplémentaires peuvent s’afficher. Si vous ne désirez pas ajouter ces données dans le profil, décochez les cases concernées. ▪L'hyperlien Voir les champs personnalisés : permet de consulter les champs personnalisés et s’affiche à droite du nom de l’employé si votre entreprise utilise la fonction Champs personnalisés (Configuration > Entreprise > Configuration). ▪Documents annexés : s’affiche seulement si des documents ont été ajoutés dans la section Documents annexés, disponible dans la fonction Emploi et rémunération (Dossier d'employé > Profil) ou dans certaines autres fonctions si votre entreprise utilise la solution Ressources humaines. ▪Personnes associées, Éducation, Expérience de travail, Compétence et Absences : s’affichent seulement si votre entreprise utilise la solution Ressources humaines. |
8Sous Profil d’emploi, validez les profils d’emploi qui seront dorénavant reliés au profil sélectionné.
▪Un profil d’emploi identifié avec la mention « Ajout » signifie qu’il était relié à un profil sélectionné pour la consolidation (case Consolider cochée).
▪S’il n’y a aucune mention, c’est qu’il était déjà relié au profil conservé.
9Si votre entreprise utilise le Libre-service et qu’il existe au moins un code d’utilisateur pour un des profils personnels à consolider, cliquez 
ici. Sinon, poursuivez à la prochaine étape.
a)Sous Code d’utilisateur à conserver, sélectionnez le code d’utilisateur désiré. b)Poursuivez à la prochaine étape. |
10Si vous utilisez des champs personnalisés, les informations s’y rattachant s’afficheront sous leurs rubriques respectives. Au besoin, une fois que la consolidation sera terminée, vous pourrez modifier les informations dans les dossiers d'employés.
11Cliquez sur Enregistrer.
12Dans la fenêtre Confirmation, cliquez sur Confirmer pour compléter la consolidation.
▪Certaines données des profils personnels non conservés (adresse, téléphone) seront supprimées définitivement.
Pour en savoir plus