Créer des rapports personnalisés (Solution complémentaire)

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Créer des rapports personnalisés (Solution complémentaire)

Accès : Rapports > Générateur de rapports > Liste des rapports

Cette procédure permet de créer des rapports adaptés à vos besoins. Sachez qu’il est possible de créer un nouveau rapport, mais aussi de créer (ou copier) un rapport qui est déjà existant et de l’adapter à vos besoins.

Cette fonction est optionnelle. Pour vous prévaloir de ce service, veuillez communiquer avec notre service à la clientèle (Docum > Contactez-nous).

Warning Avant la création ou la copie d’un rapport, il est préférable d’avoir identifié quelques-uns de vos besoins tels que :

✓le format du rapport

✓les champs à afficher dans votre rapport

⇨ Assurez-vous de noter le titre exact des champs

✓les champs sur lesquels seront appliqués des filtres.

hmtoggle_plus1Étape 1 : créer ou copier

Pour créer un rapport : À partir de la rubrique Liste des rapports, cliquez sur l’hyperlien Créer un rapport situé dans l’en-tête de la liste.

⇨L’hyperlien est disponible dès que la solution optionnelle avancée est activée dans votre entreprise.

Pour copier un rapport à partir d’un rapport existant : À partir de la rubrique Liste des rapports, cliquez sur l’hyperlien Copier du rapport existant que vous voulez créer.

⇨ Seuls les rapports du groupe Système ou dont la disponibilité est Publique peuvent être copiés.

Warning La table de base ne peut pas être modifiée lors de la création d’une copie.
hmtoggle_plus1Étape 2 : définir les paramètres de base

Cette étape permet de définir les paramètres suivants : (cliquez sur le paramètre pour plus de détails)

✓ le nom du rapport

⇨Lors de la création du rapport, le nom du rapport correspond aux valeurs saisies dans les champs Nom français du rapport et Nom anglais du rapport.

⇨Par la suite, le nom du rapport sera affiché en fonction de la langue de l’utilisateur.

⇨Si aucun nom n’a été saisi dans le champ Nom anglais du rapport, le nom sera par défaut celui que vous avez saisi dans Nom français du rapport.

✓ la disponibilité du rapport

Vous aurez 3 choix:

⇨Limitée : le rapport peut être utilisé par tous les utilisateurs, mais modifié seulement par vous (recommandé).

⇨Privée : le rapport peut être utilisé et modifié par vous seulement.

⇨Publique : le rapport peut être utilisé et modifié par tous les utilisateurs. Tous les utilisateurs pourront modifier le rapport, et même le supprimer.

✓ le type de rapport (avec calcul en colonnes ou non)

⇨Le type de rapport ne peut pas être modifié après sa création, c’est-à-dire une fois que vous avez cliqué sur Terminer.

⇨Un rapport de type « Avec calcul en colonnes » vous permet de configurer le champ que vous voulez afficher en colonne et la disposition des totaux.
Si la case Rapport avec calcul en colonnes n’est pas cochée, la mise en page du rapport sera déterminée par notre application.

⇨Vous aurez aussi la possibilité de configurer le ou les champs calculés, le type de calcul ainsi que les niveaux pour les totaux à l’étape 4.
Il est donc important de sélectionner tous les champs nécessaires pour concevoir votre rapport à l’étape 2.

✓ la sélection de la table de base

⇨ La sélection de la table de base est importante, donc assurez-vous de choisir la table qui correspond à vos besoins. Elle contient plusieurs catégories qui ont leurs propres tables. Vos choix détermineront la liste des champs disponibles pour la création du rapport.

⇨ C’est la table de base sélectionnée qui déterminera les données auxquelles vous aurez accès.

⇨ La table de base ne peut pas être modifiée lors de la copie ou de la modification du rapport.

Comment faire ?

1À partir de la rubrique Identification du modèle, saisissez le nom du rapport dans le champ Nom français du rapport et, au besoin, saisissez un nom anglais dans le champ Nom anglais du rapport.

2Dans la liste déroulante du champ Disponibilité, sélectionnez le niveau de disponibilité du modèle.

3Pour associer le rapport à un groupe, sélectionnez le groupe voulu (s’il existe déjà) dans la liste déroulante du champ Groupe ou sélectionnez « Ajouter un élément » pour créer un nouveau groupe.

✓Le champ Groupe vous permet de regrouper vos rapports en fonction de vos besoins.

✓Par exemple, vous pouvez rassembler tous vos rapports ayant un contenu ou une fonction similaire, optimisant ainsi le temps alloué à la recherche d’un rapport.

4Pour configurer les champs affichés en colonne et la position des totaux, cochez la case Rapport avec calcul en colonnes.

5À partir de la rubrique Sélection de la table de base, sélectionnez une catégorie dans le panneau de gauche et une table de base dans le panneau de droite.

6Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape 3.

Important - au sujet des tables

✓Les catégories et les tables reliées sont en fonction des solutions auxquelles votre entreprise a adhéré.

Par exemple, si votre entreprise a adhéré à la solution Interface au grand livre, la catégorie Grand livre sera affichée.

✓Lors de la conception d’un rapport, assurez-vous de sélectionner la table de base qui correspond réellement à vos besoins.

⇨Comme une seule catégorie et une seule table peuvent être sélectionnées à la fois, il est possible de choisir une catégorie qui inclut les données de la précédente.
Par exemple, la catégorie RH - Profil d'emploi contient les données des renseignements personnels. En sélectionnant cette catégorie, vous pourrez utiliser les champs des renseignements personnels pour configurer votre rapport.

⇨Pour créer une liste d’employés avec leur date d’anniversaire : sélectionnez la catégorie RH – Profil d’emploi et ensuite la table Emploi et rémunération.

⇨Pour créer un rapport qui affichera le solde de la banque de vacances par employé : sélectionnez la catégorie RH – Profil d’emploi et ensuite la table Banques.

⇨Pour créer un rapport qui affichera le montant payé en supplémentaire par division : sélectionnez la catégorie RH – Historiques et ensuite la table Historiques des paiements.

✓Généralement, les tables et les champs disponibles à partir de la table de base que vous sélectionnez reflètent les champs selon les menus de l’application.

✓Consultez le tableau Catégories et tables reliées pour un aperçu des catégories disponibles et des tables les plus utilisées pour chacune de ces catégories.
hmtoggle_plus1Étape 3 Définir le contenu

Cette étape permet de préciser les champs qui serviront à construire le rapport.

 

1Sous la rubrique Sélection des champs du rapport, sélectionnez une table dans le panneau Tables disponibles (panneau de gauche) et sélectionnez les champs correspondants dans le panneau Champs disponibles (panneau de droite) en double-cliquant sur le nom des champs. Les champs sélectionnés s’ajouteront dans le panneau Champs sélectionnés.

✓Cliquez sur l’icône ActionAdd pour afficher toutes les tables disponibles.

✓Pour utiliser un champ à titre de filtre seulement (filtrer les données sans les afficher sur le rapport), sélectionnez le champ voulu dans le panneau Champs sélectionnés et cliquez sur l’icône filter.

✓Il est possible de modifier l’ordre des champs dans le panneau Champs sélectionnés en cliquant sur les icônes Up ou Down, et de supprimer un champ sélectionné en cliquant sur l’icône RemoveItem.

✓Il est recommandé d’utiliser seulement une des tables RH suivantes à la fois : « Expérience de travail », « Éducation », « Compétences », « Personnes associées », « Contacts en cas d’urgence » ou « Absences RH ». Si vous prévoyez utiliser plus d’une de ces tables, vous devrez sélectionner tous les champs disponibles dans chacune pour éviter d’avoir des doublons sur le rapport. Sinon, vous pourrez utiliser le bouton Supprimer les doublons, disponible dans Excel.

✓Au besoin, répétez l’opération pour chacune des tables désirées.

Points à retenir

L’ordre dans lequel sont inscrits les champs sélectionnés correspond à la disposition des champs (de gauche à droite) dans l’en-tête du rapport. Par défaut, les champs contenant du texte ou une date sont alignés à gauche, les champs numériques sont alignés à droite et les totaux sont alignés à gauche.

2Cliquez sur un des boutons ci-dessous :

⇨Précédent : pour annuler les données sélectionnées et revenir à l’étape antérieure;

⇨Suivant : pour passer à l’étape suivante;

⇨Terminer : pour compléter la procédure et sauvegarder le rapport. Vous pourrez produire le rapport ultérieurement;

⇨Produire : pour produire immédiatement le rapport et le visualiser à l’écran.

Points à retenir

Les étapes 4 et 5 sont facultatives si vous n'avez pas sélectionné le type Rapports avec calcul en colonnes et si vous ne voulez pas inclure des filtres, regroupements, tris et équations.
hmtoggle_plus1Étape 4 Définir des filtres par défaut

Cette étape permet de définir, au besoin, des filtres par défaut.

 

Trucs et astuces - avant de débuter cette étape

✓Si votre entreprise a plusieurs compagnies, sachez que les tables regroupent les données de toute une entreprise. Pour créer un rapport qui vous permettra de produire un rapport contenant les données d’une seule compagnie, ajoutez un filtre sur le champ Numéro de compagnie ou bien sur le champ Description courte de la cie. Pour appliquer un filtre sur un champ, ce champ doit avoir été sélectionné au préalable.

✓Un filtre peut être composé d’une seule condition (ayant un critère ou une valeur ou un opérateur de comparaison*) ou de plusieurs conditions reliées par un ou plusieurs opérateurs logiques (ET/OU);

✓L’opérateur « Et » implique que toutes les conditions soient respectées. L’opérateur « Ou » implique que l’une ou l’autre des conditions soit respectée;

✓Un niveau de préséance s’applique sur les opérateurs logiques : le « Et » avant le « Ou » et le niveau des conditions avant le niveau des filtres.

* égal à (=), plus grand que (>), plus petit que (<), etc.

1Il y a dans certains filtres par défaut, un filtre afin que les employés terminés des années précédentes soient exclus du rapport. Pour inclure ces employés dans votre rapport, enlevez cette condition en cliquant sur l’icône RemoveItem ou indiquez « = oui » lors de la production du rapport.

2Pour définir des filtres additionnels, cliquez sur Ajouter situé sous la rubrique Filtres par défaut et passez au point 3. Sinon, cliquez sur Suivant ou sur Terminer ou sur Produire.

3Dans la fenêtre qui s’ouvre, sous la rubrique Modifier une condition, sélectionnez à l’aide de la liste déroulante le champ voulu.

4Dans la liste déroulante du champ Critère, sélectionnez l’opérateur de comparaison à appliquer sur le champ sélectionné à l’étape précédente.

5Dans le champ de la colonne Valeur, au besoin, saisissez ou sélectionnez, en cliquant sur l’icône ImgList, une valeur par défaut.

✓Laissez le champ de la colonne Valeur à blanc, pour sélectionner la valeur lors de la production du rapport. Il n’est donc pas obligatoire de spécifier une valeur pour ce champ à cette étape.

 

Warning Si vous effectuez votre paie avec l'application de paie et que vous saisissez un champ de type date (Date comptable, Date payable, etc.), veuillez consulter les informations ci-dessous. Si cela ne s’applique pas à vous, veuillez poursuivre à l’étape 6.

a.Dans la fenêtre affichée, sélectionnez une date relative ou une date partielle.

✓Les dates partielles sont : Année, Mois, ou Jour.

✓Les autres dates sont relatives (Date comptable – dernière paie, Date de début - période courante, etc.).

b.Dans la deuxième fenêtre affichée, sélectionnez une compagnie au besoin. Selon le type de date choisie, utilisez les opérateurs (+ ou -) ou inscrivez les critères de recherches (année, mois ou jour), puis cliquez sur OK.

c.Une fois votre sélection effectuée, l’icône bouton_fermer s’affichera. Au besoin, cliquez sur celui-ci pour modifier la date relative ou la date partielle.

6Ajoutez d’autres conditions au filtre en cliquant sur Ajouter ou terminez la définition du filtre en cliquant sur Confirmer. Il est possible de modifier une condition après sa création.

7Cliquez sur Suivant ou sur Terminer ou sur Produire.

Warning Rappel : L’étape 5 est facultative si vous n’avez pas sélectionné le type Rapports avec calcul en colonnes et si vous ne voulez pas inclure des regroupements, des tris et des équations.

hmtoggle_plus1Étape 5 Définir des paramètres supplémentaires

Cette étape vous permet, au besoin, de définir des paramètres additionnels selon le type de rapport choisi (type calcul en colonnes ou non).

1À partir de la rubrique Configuration du calcul en colonnes, dans la liste déroulante du Champ en colonnes, sélectionnez le champ qui doit apparaître en colonne (pivot).

2Au besoin, cochez la case Affichage des colonnes même si aucune valeur pour afficher les valeurs spécifiées dans les filtres sur le rapport produit. Dans ce cas, les cases de la Colonne avec des valeurs différentes de 0 seulement ne seront plus accessibles.

✓La case Affichage des colonnes même si aucune valeur permet d’imprimer sur le rapport produit des colonnes qui ne contiennent aucune donnée.
Par exemple, si le gain G43 (heures supplémentaires) est configuré dans votre rapport mais qu’aucune heure n’a été saisie pour la période de paie sélectionnée dans les critères lors de la production du rapport, la colonne G43 s’affichera quand même. Cette option est utile pour les entreprises qui exportent des données vers d’autres applications.

✓La case s’affiche selon les sources de données utilisées et les champs de gains et de déductions sélectionnés.

3Dans la liste déroulante du Champ calculé, sélectionnez le ou les champs pour lesquels les données seront regroupées et calculées.

4Dans la liste déroulante du champ Type de calcul, sélectionnez « Somme » pour additionner les données ou « Compte » pour calculer le nombre d’éléments.

Points à retenir

Selon les sources de données utilisées et les champs de gains et de déductions sélectionnés, une case à cocher Colonne avec valeurs différentes de 0 seulement est disponible pour vous permettre de contrôler l’affichage des colonnes dans le rapport. Si la case est cochée, la colonne du champ sera affichée seulement s’il existe au minimum une valeur différente de zéro.

5À partir de la rubrique Sélection des niveaux pour les totaux, cochez la ou les cases sur lesquelles des totaux et/ou sous-totaux s’appliqueront.

6Au besoin, ajoutez un saut de page après chaque total en cochant la case prévue à cet effet.

7À partir de la rubrique Tris, sélectionnez un ou des champs sur lesquels vous appliquerez un tri « Croissant » ou « Décroissant ».

8Cliquez sur Terminer ou sur Produire.

Si vous n’avez pas sélectionné le type de rapport « Avec calcul en colonnes », vous avez la possibilité de définir des regroupements, des tris et des équations. Pour ce faire :

1À partir de la rubrique Regroupements, dans le panneau Champs disponibles (panneau de gauche), sélectionnez les champs pour lesquels un regroupement est possible en double-cliquant sur le nom des champs. Les champs sélectionnés s’ajouteront dans le panneau Champs sélectionnés.

⇨L'opération de regroupement consiste à regrouper les lignes du rapport qui ont la même valeur dans un champ donné.

2Pour ajouter un saut de page après chaque regroupement, cochez la case prévue à cet effet.

3À partir de la rubrique Tris, sélectionnez un ou plusieurs champs sur lesquels vous appliquerez un tri « Croissant » ou « Décroissant ».

4À partir de la rubrique Équation, sélectionnez un ou plusieurs champs sur lesquels vous appliquerez une équation de « Somme », pour additionner les données ou « Compte », pour calculer le nombre d’éléments.

5Cliquez sur Terminer ou sur Produire.
hmtoggle_plus1Supprimer un rapport créé

1À partir de la Liste des rapports, cliquez sur l’hyperlien du rapport

2Cliquez sur Supprimer dans le bas de la page.

✓La suppression d’un rapport est possible selon la Disponibilité sélectionnée dans l’écran Créer un rapport (1 de 4) - Identification et table de base.  

La disponibilité peut-être :

–Limitée : le créateur ou le responsable d’application peuvent supprimer le rapport.

–Privée : seul le créateur peut supprimer le rapport.

–Publique : tous les utilisateurs peuvent supprimer le rapport.

✓Les rapports créés ne sont pas épurés automatiquement. Vous devez les supprimer manuellement

Pour en savoir plus

Générateur de rapports - informations complémentaires