Épurer des employés terminés (Paie par Internet)

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Épurer des employés terminés (Paie par Internet)

Dossier d'employés > Outils > Protection des données personnelles > Épurer des employés terminés

 

hmtoggle_plus1À quoi ça sert?

Cette fonctionnalité vous permet de supprimer les données de vos employés terminés. Les données personnelles de vos employés sont des données sensibles qui deviennent inutiles à conserver lorsque l’employé a quitté définitivement votre entreprise.

hmtoggle_plus1Qui peut utiliser cette fonction ?

Seul le responsable d'application a accès à cette fonction. Toutefois, celui-ci peut donner l’accès à d’autres Utilisateurs – accès aux fonctions qui ont accès à toutes les compagnies et à la structure complète de l’entreprise.

Comment faire ? Donnez l’accès complet à la fonction Épurer des employés terminés, disponible sous la section Protection de la vie privée (Gestion des utilisateurs > Profil de l’utilisateur). Voir Modifier les accès aux fonctions

 

1Utilisez les filtres pour rechercher vos employés, puis cliquez sur Rafraîchir.

2Sous la Liste des employés épurables, cochez les employés désirés.

▪Si un employé a plus d’un profil d’emploi, cliquez sur l’icône liste_blanc pour consulter les autres profils d'emploi.

▪Cochez la première case affichée à gauche de la colonne Matricule du tableau pour sélectionner tous les employés de la page courante. Vous pouvez ensuite désélectionner les cases non requises.

 

Important

Cette opération est irréversible. Il est de votre responsabilité de vous assurer que cette action n’aura aucune incidence sur vos autres besoins et obligations de production de rapports AVANT de procéder.

 

3Cliquez sur Supprimer pour compléter la procédure.

 

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Bon à savoir ! Les données d’un employé peuvent être épurées lorsque les conditions suivantes sont respectées :

1-L’employé a le statut Terminé dans notre application de paie.

2-Aucun cumulatif n’est présent dans le dossier d’employé pour l’année courante et l'année précédente.

Exemple : pour épurer les données d’un employé au cours de l’année 2023, aucun cumulatif ne doit être présent pour les années 2022 et 2023.

Si l’employé détient plusieurs profils d’emplois, chacun des profils doit respecter les conditions énumérées ci-haut.

Si votre entreprise utilise la solution sur nos feuilles de temps, un message vous informera de la présence de feuilles de temps dans le dossier d'employé sélectionné. Vous pourrez poursuivre l'épuration de l'employé terminé à votre convenance.