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Paie régulière courante |
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Cette page vous permet de saisir la paie d'un employé. Les employés sont présentés successivement à raison d'un employé par écran, selon l’ordre sélectionné dans la page Filtres et tri. Des raccourcis clavier sont
disponibles dans la grille de saisie. Cliquez sur l'icône Barre de navigation
Hyperliens Description
Paiements courants Barre de navigation
La recherche ne tient pas compte des accents ni des majuscules et minuscules.
Hyperliens
Accès rapide au profil d'emploi Hyperlien qui permet l'affichage d'une fenêtre contenant l’information sur les banques de l'employé courant. L’utilisateur doit avoir accès à la fonction « Afficher les banques » de l’offre « Feuille de temps professionnelle » pour voir l’hyperlien « Banques ».
Hyperlien qui permet l'affichage
d'une fenêtre contenant l'information sur les données CCQ de l'employé
courant. Cet hyperlien est affiché seulement si la compagnie de l’employé est
avec la CCQ et que l’employé est un employé de la CCQ. Affiche une fenêtre contenant l’information sur les gains et déductions fixes de l'employé courant. Est utilisé seulement pour la paie régulière courante.
Hyperlien qui permet l'affichage de tous les relevés qui ont été saisis pour l’employé courant dans la période courante. Affiche une fenêtre contenant les messages effectifs de l'employé courant. Par défaut, l'écran de saisie affiche les paiements courants (paiements qui se génèrent avec la saisie de la paie) Paiements à la paie. En tout temps il est possible d'afficher les paiements à la paie pour l'employé en cours (gain ou déduction qui se génère à la condition d'avoir au moins un gain éditable pour cet employé). Il suffit de cliquer sur l'onglet Paiements à la paie. Vous pouvez faire des ajustements pour ces montants dans Ajustements aux gains et Ajustements aux déductions. Saisie des paiements et des ajustements Si la compagnie est à 26PP, la case à cocher "Impôt à la semaine" sera affichée pour que l'utilisateur puisse indiquer s'il faut ou non calculer l'impôt à la semaine lors du traitement de la paie. Pour un employé dont le mode de paiement est "Dépôt" ou "Mémo" dans son dossier. Une case à cocher "Paiement par chèque" sera affichée pour que vous puissiez indiquer que ce relevé de l'employé soit payé par chèque. Permet de modifier le groupe de répartition pour la période de paie demandée. Les valeurs possibles sont celles qui sont dans la liste déroulante. Cette option est disponible seulement pour les compagnies qui ont l'option des Assurances. En utilisant l'hyperlien "Ajouter un paiement ou un ajustement", une ligne de saisie s'ajoutera à la grille et vous pourrez effectuer la saisie. Il faut, dans un premier temps, sélectionner le type de saisie qu'on veut effectuer: un paiement, un ajustement au gain ou un ajustement à la déduction. Peu importe le type de transaction sélectionné, le code de gain ou déduction peut être saisi directement ou il peut être choisi à partir du menu déroulant. Si le type Paiement est sélectionné, vous pouvez saisir la quantité d'heures ou un montant pour chaque gain applicable. Si nécessaire, vous pouvez effectuer des paiements du même gain à plus d'une reprise.
Cette action a pour effet d’ajouter une ligne supplémentaire afin que vous puissiez y saisir vos données. Dans la colonne Taux, entrez un taux horaire différent si vous devez payer des heures à un taux différent de celui qui apparaît. Lorsque l’employé est un employé de la CCQ et que le taux utilisable au dossier est MET, le champ taux n'est pas modifiablesi le gain de la transaction est un gain en heures. Notez que pour un même gain, vous pouvez payer des heures à plus d’un taux. Dans ce cas, vous devez sélectionner le même gain une autre fois. Une colonne Absence est affichée si une transaction d'absence est sélectionnée (gain de type banque, gain relié à une banque, gain de congé férié). Selon le gain sélectionné, vous devez inscrire la date de début de l'absence, la date de fin de l'absence, le statut d'absence. Un champ optionnel vous permet d'inscrire une description de l'absence. Si la compagnie est à la quinzaine (26 périodes de paie) et utilise la saisie par semaine, une colonne supplémentaire "Sem." sera affichée pour préciser la semaine. Colonne « Construction » : cette colonne qui contient six champs spécifiques à la CCQ est affichée seulement si la compagnie courante est CCQ, si l’employé courant est un employé de la CCQ et si le gain ou la déduction saisi est réservé à la CCQ. Les champs sont les suivants : Secteur, Annexe, Métier, Apprenti, Local, Région. Les informations en provenance du dossier de l’employé sont affichées par défaut. Colonne « CSST Classification » : pour une compagnie ayant la gestion des multi-taux CSST, une colonne « CSST Classification » s’affiche pour chaque gain saisi. La valeur par défaut est la déduction CSST inscrite au dossier « Paramètre de paie » de l’employé. Si la compagnie effectue la distribution de ses coûts par numéros de travail, les gains et/ou les déductions seront affichés avec une colonne supplémentaire "Numéro de travail". Si la compagnie effectue la distribution de ses coûts par structure, les gains et/ou les déductions seront affichés avec quatre colonnes supplémentaires: "Div.", "Serv.", "Dépt" et "S-dépt". Les champs de distribution des coûts ("Numéro de travail" ou "Div.", "Serv.", "Dépt","S-dépt") seront affichés en format modifiable. Il est possible de les modifier à partir du menu déroulant de la distribution des coûts. Si la compagnie distribue ses coûts: si l'employé courant possède une distribution à %, une colonne supplémentaire (Dist. %) sera affichée pour indiquer si le gain/déduction de la transaction est distribué ou non à pourcentage. Pour vous aider à déterminer si vous devez ou non saisir des données dans la colonne Quantité pour un employé, référez-vous aux explications suivantes selon le type de rémunération de l’employé: salaire, heures fixes ou heures variables.
Si plusieurs gains sur une même banque sont utilisés, l'icône Lorsque l'utilisateur clique sur cette icône, une fenêtre Pop-up est affichée. Dans cette fenêtre, tous les gains reliés à cette banque seront affichés.
Employé payé à salaire
Pour un employé dont le type de paiement est SPP (Salaire par période), vous n’avez aucune saisie à faire. Le montant indiqué dans le champ Salaire par période sera payé automatiquement. Pour augmenter ou diminuer le salaire pour une période de paie uniquement, voir Ajustement aux gains. Si l’employé ne doit pas être payé pour une période de paie, détruire la ou les transactions en cliquant sur
l’icône
Employé payé à heures fixes
Pour un employé dont le type de paiement est REM (rémunération), vous n’avez aucune saisie à faire si l’employé a travaillé le même nombre d’heures que celui indiqué dans le dossier employé section gains. Par contre, si le nombre d’heures est 40 et que l’employé a travaillé 32 heures, entrez 32.00 dans la colonne Quantité, vis-à-vis le gain Régulier. Si l’employé ne doit pas être payé pour une période de paie, détruire la ou les transactions en cliquant sur
l’icône
Employé payé à heures variables
Pour un employé dont le genre de paiement est MAN (manuel), vous devez entrer la quantité d’heures et le taux horaire.
Si nécessaire, vous pouvez détruire une transaction en cliquant sur
l'icône
à droite de la transaction.
Pour sauvegarder les paiements et ajustements, cliquez sur le bouton
Enregistrer
dans le menu déroulant du bouton
d'enregistrement.
Pour sauvegarder les paiements et les ajustements et avoir accès à l'écran Liste des employés, cliquez sur Enregistrer/Liste dans le menu déroulant du bouton d'enregistrement. Pour sauvegarder les paiements et les ajustements et
avoir accès à la fenêtre de recherche d'un employé, cliquez sur
Enregistrer/Rechercher
dans le menu déroulant du bouton
d'enregistrement.
enregistrée. Il permet d'augmenter ou de diminuer le salaire régulier en heures ou en argent pour la période en cours uniquement. Exemple : Pour diminuer un salaire de 100.00, entrez -100.00 (négatif) dans le champ Montant du gain Régulier. Pour augmenter un salaire de 150.00, entrez 150.00 (positif). À noter que si vous modifiez le montant du gain régulier et que ce changement affecte la quantité d'heures travaillées, vous devez inscrire des heures dans le gain 700 (G700 Heures A-E) pour le calcul du nombre d'heures assurables à l'assurance-emploi. Cet ajustement s'applique aussi dans le cas où vous devez ajuster un gain (autre que Régulier) qui est payé de façon automatique (ex. : avantages imposables). Si ce gain ne doit pas être payé pour une période de paie, entrez le montant total en négatif. Si vous voulez ajouter ou enlever un montant à ce paiement, entrez le montant en positif ou en négatif, selon le cas. Colonne « Construction » : cette colonne qui contient six champs spécifiques à la CCQ est affichée seulement si la compagnie courante est CCQ, si l’employé courant est un employé de la CCQ et si le gain ou la déduction saisi est réservé à la CCQ. Les champs sont les suivants : Secteur, Annexe, Métier, Apprenti, Local, Région. Les informations en provenance du dossier de l’employé sont affichées par défaut. Colonne « CSST Classification » : pour une compagnie ayant la gestion des multi-taux CSST, une colonne « CSST Classification » s’affiche pour chaque gain saisi. La valeur par défaut est la déduction CSST inscrite au dossier « Paramètre de paie » de l’employé. Si nécessaire, cliquez sur l'hyperlien "Ajouter un paiement ou un ajustement" et ainsi vous disposerez alors d'une ligne additionnelle pour ajouter un autre gain. Si nécessaire, vous pouvez détruire une transaction en cliquant sur l'icône
Ce type d'ajustement est utilisé pour récupérer un arrérage de retenues (ex. ajustement de l'assurance
groupe). Le montant inscrit sera prélevé en plus du montant déjà inscrit dans le
dossier de l'employé (gain ou déduction à la paie). Vous pouvez aussi utiliser ce type d'ajustement pour récupérer une retenue Avance qui n'est pas fixe ou automatique. Ces montants s'ajoutent ou se déduisent des retenues normales de l'employé. Colonne « Construction » : cette colonne qui contient six champs spécifiques à la CCQ est affichée seulement si la compagnie courante est CCQ, si l’employé courant est un employé de la CCQ et si le gain ou la déduction saisi est réservé à la CCQ. Les champs sont les suivants : Secteur, Annexe, Métier, Apprenti, Local, Région. Les informations en provenance du dossier de l’employé sont affichées par défaut. Si nécessaire, cliquez sur l'hyperlien "Ajouter un paiement ou un ajustement" et ainsi vous disposerez alors d'une ligne additionnelle pour ajouter une autre déduction. Si nécessaire, vous pouvez détruire une transaction en cliquant sur l'icône
Vous devez utiliser les gains banques pour tout paiement de banques d'heures, de vacances ainsi que de départ (4%). Selon le gain vacances sélectionné, les champs Début absence, Fin absence et Statut sont activés.
En vertu de la Loi sur les normes du travail, le droit aux vacances payées s'acquiert progressivement pendant une période de 12 mois consécutifs. Cette période, appelée année de référence, s'étend habituellement du 1er mai au 30 avril, à moins qu'un décret ou une convention ne fixent une autre date pour marquer le point de départ de cette période.
La Loi sur les normes du travail établit que la durée des vacances de vos employés et le montant de l'indemnité varient selon leur service continu (en tenant compte de l'année de référence en vigueur dans l'entreprise). Toutefois, à la demande du salarié et si l'employeur y consent, le congé annuel peut être anticipé. Paiement de banque de congé fériés L'employé prend congé Votre compagnie utilise la banque de congés fériés. Lors du paiement d'un congé férié, vous devez sélectionner le gain « congé férié ». Le champ premier jour d'absence affichera par défaut la date de début de la période de paie. Les champs quantité, taux et montant se complèteront automatiquement. La seule valeur modifiable est le premier jour d'absence. La date saisie dans premier jour d'absence doit être incluse dans la période de paie courante. Dans le cas d'une modification du premier jour d'absence, les champs quantité, taux et montant seront recalculés. Paiement de vacances L'employé prend ses vacances Habituellement, les employeurs paient les vacances des employés avec la paie régulière courante pour que les employés aient leur paie déposée à leur compte dans les délais prévus. Toutefois, il est possible de payer les vacances sur un paiement séparé si vous payez les vacances de vos employés avec la paie régulière courante précédant les vacances (2 paiements sur une même période). Pour ce faire, vous devez sélectionner l'option Paiements séparés et inscrire la date de la période finissante dans laquelle l'employé sera en vacances. Le montant auquel l'employé a droit est celui qui est indiqué dans le champ Montant dû. Par contre, vous pouvez payer un montant plus élevé, celui-ci sera diminué des vacances accumulées. Vous devez inscrire des heures dans la colonne Quantité pour les heures assurables à l'assurance-emploi, le montant et les dates. Dans la liste déroulante Statut, sélectionnez l'option Anticipées. L'employé ne prend pas de vacances Si l'employé ne prend pas de vacances, il peut désirer recevoir le montant qu'il a accumulé dans les vacances dues. Choisir le gain Vacances dans la même période que la paie régulière courante, ne pas inscrire d'heures, saisir le montant et les dates. Dans la liste déroulante Statut, sélectionnez l'option Payées sans que l'employé s'absente. Les Vacances de départ sont des vacances payées à un employé lorsqu'il quitte l'entreprise ATTENTION! EMPLOYEURS DE LA PROVINCE DE QUÉBEC Selon la Loi des normes du travail, l'accumulation de vacances sur le montant dû devrait être versée à l'employé. Pour ce faire consultez la mise en situation 4. Si l'employé quitte son emploi ou est mis à pied pour quelle que raison que ce soit, choisir la même période de paie que celle de la paie régulière courante. S'il n'a pas de paie, entrez la date de la dernière période où il a reçu une paie. Si votre employé a dans ses vacances un montant dû et un montant accumulé et que vous êtes un employeur au
Québec, vous devez saisir le départ en deux étapes.
*Important : Si vous émettez plus d'un chèque pour le départ, seul le dernier chèque est sans montant, afin que le calcul du départ soit exact. Sélectionnez le gain vacances, ne rien saisir à quantité, taux, montant, premier et dernier jour. Gardez les dates inscrites par défaut de premier et dernier jour. Dans la liste déroulante Statut, sélectionnez l'option Versées à l'employé lors de son départ. De cette façon tous les montants de départ seront calculés comme il se doit. Situations possibles :
1 - Votre employé quitte pour ses vacances et se fait payer à la date prévue le montant de vacances
dues selon le calendrier de paie de votre compagnie.
Si nécessaire, vous pouvez détruire une transaction en cliquant sur l'icône
Ce ne sont pas tous les clients qui se servent des banques. Lorsque le gain maladie est sélectionné, les champs Début absence et Statut sont activés. Utilisation de la liste déroulante <Statut> Payées et prises Inscrire les heures désirées Payées sans que l'employé s'absente Inscrire les heures désirées. Sélectionner le G700 heures A-E et mettre les heures en négatif car ces heures ne sont pas assurables. Anticipées Inscrire les heures désirées. Les heures payées pourront être supérieures au solde en banque. S'il y a lieu, sélectionner le G700 heures A-E et mettre les heures en négatif si ces heures ne sont pas assurables. Pour détruire une transaction, cliquez sur l'icône
Paiement de congé fériés
Votre compagnie utilise la banque de congés fériés sans
gestion de calcul par province
Lors du paiement d'un congé férié, vous devez sélectionner le gain « congé férié ». Le champ premier jour d'absence affichera par défaut la date de début de la période de paie. Les champs quantité, taux et
montant se complèteront automatiquement. La seule valeur
modifiable est le premier jour d'absence. La date saisie dans premier jour d'absence doit être incluse dans la période de paie courante. Dans le cas d'une modification du premier jour d'absence, les champs quantité, taux et montant seront recalculés.
Votre compagnie utilise la banque de congés fériés avec la gestion de calcul par province
Lors du paiement d'un congé férié, vous devez sélectionner le gain « congé férié ». Vous devez sélectionnez la date de début d'absence dans la liste déroulante. Les champs quantité, taux et montant se complèteront automatiquement. Les valeurs Quantité, Taux et Montant ne sont pas modifiables. Les valeurs modifiables sont, la date de début d'absence, le statut et le type de férié 'Chômé' ou 'Travaillé'. Liste déroulante avec toutes les dates et descriptions des congés fériés. Dans le cas d'une modification du premier jour d'absence, les champs quantité, taux et montant seront recalculés. Liste déroulante qui indique le type de paiement à faire. Liste déroulante qui indique le type du congé férié.
Cette colonne (Sem.) est affichée seulement si la compagnie est à la quinzaine (26pp) et utilise la saisie par semaine. Le numéro de
semaine est déterminé en fonction de la date que l'utilisateur a
saisie ou sélectionnée dans le champ "Date". Raison de la modification Général
L'icône L'icône
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pour en connaître le détail.
Affiche
l’employé précédent selon la liste d’employés contextuelle et selon les
préférences de tri 
Affiche
l’employé suivant selon la liste d’employés contextuelle et selon les
préférences de tri de 
Permet
d'accéder directement à l'écran
(gains reliés) sera affiché à gauche de la banque qui a des gains
reliés. 
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